Ennakkotarjouksen käyttökelpoisuuden arviointi urakkakilpailutilanteessa

Abstract

Opinnäytetyön tilaajayrityksellä ilmeni kehitystarve urakkakilpailun tarjousvaiheen tehostamiseksi. Töistä saadut ennakkotarjoukset eivät ole vastanneet toteutuneita kustannuksia. Ongelmana oli myös, etteivät ennakkotarjoukset ole olleet keskenään vertailtavissa tai niiden määrä ei ole ollut riittävä, jolloin luotettavan tavoitearvion määritteleminen on ollut haastavaa.

Opinnäytetyössä halutaan saada tarkempaa tietoa tarjouksen suunnittelun avuksi. Työssä pyritään selvittämään syitä ennakkohintojen ja toteutumien poikkeamille ja etsimään niille ratkaisuehdotuksia.

Tutkimuksessa analysoitiin tietoja kohdehankkeiden kustannusten ennakkoarvioista ja toteutumista. Työssä myös haastateltiin laskentaa, hankintaa ja tuotantoa.

Tutkimus tehtiin rakennusliikkeen hankinnan näkökulmasta tarjoushinnan määrittelevän tuotantojohdon käyttöön.

Työn tuloksena selvisi, että ennakkotarjouksia tulisi saada enemmän, jotta saataisiin luotettavampaa tietoa kustannusten arviointiin. Tähän voidaan vaikuttaa kysymällä ennakkotarjouksia useammalta toimittajalta ja saattamalla tarjouskyselyt toimittajan kannalta mahdollisimman yksinkertaiseen muotoon. Lisäksi tutkimuksessa ilmeni, että urakkalaskentavaiheen aikataulu on usein erittäin tiukka. Tämän vuoksi laskennan resursseja ja yhteistyötä hankinnan kanssa tulisi lisätä. Tämä puolestaan vaikuttaa hankinnan resurssitarpeeseen.

Tutkimuksessa kävi ilmi, ettei laskennalle aina tule palautetta virheellisesti hinnoitelluista nimikkeistä. Laskennan palautejärjestelmää tulisi siis kehittää kustannustietouden ylläpitämiseksi. Laskennan palautejärjestelmän voisi esimerkiksi integroida hankinnan palautejärjestelmään.

The company commissioning this thesis showed need to develop the efficiency of tender stage in the contract bidding phase. The preliminary bids from recent projects had not corresponded with the actual costs. Another problem was that the preliminary bids were not comparable with each other or their quantity was not sufficient. Thus, a reliable assessment of the target costs had been challenging.

The aim of this thesis was to obtain detailed information to facilitate estimating the offer. The study aimed to investigate the causes behind the discrepancy in pre-tender and execution prices and look for a solution.

This study analyzed information on the target project cost estimates and implementation. During the execution of this thesis, personnel in accounting, procurement and production were interviewed.

The study was conducted from the perspective of procurement for the production management defining the final tender price.

The results showed that the quantity of pre-bids should be greater, in order to obtain reliable information for the evaluation of the costs. This can be influenced by asking for more preliminary bids from the suppliers and, by making the tender inquiries for the suppliers simpler. Moreover, the study revealed that the schedule of the contract calculation phase is often very tight. Therefore, calculation resources and co-operation with the procurement should be increased. This in turn affects the resource needs of the procurement unit.

The study revealed that the calculation unit will not always get feedback about incorrectly priced titles. The feedback system of the counting unit should be developed to maintain knowledge about the costs. The feedback system of the calculation unit could be for example integrated with the feedback system of the procurement unit.