Tiedonhallinnan kehittäminen kolmannella sektorilla - Case: Tieteellisten seurain valtuuskunta
Huldin, Mikko (2018)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052410165
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052410165
Tiivistelmä
Tehokas tiedonhallinta on oleellinen osa toimivaa organisaatiota. Vanhat tiedonhallinnan menetelmät eivät toimi nykyaikana ja tästä syystä organisaatioiden tulee miettiä, kuinka tiedonhallinta tulisi järjestää.
Tässä opinnäytetyössä tutkitaan kolmannen sektorin asiantuntijaorganisaation, Tieteellisten seurain valtuuskunnan eli TSV:n, tiedonhallintaa. Tutkimuksen avulla selvitettiin TSV:n tiedonhallinnan nykytila sekä kehittämiskohteet.
Tiedonhallinnan kehittämiselle oli organisaatiossa pitkäaikainen tarve. Kehittämisestä puhuttiin jo vuonna 2011, kun tämän opinnäytetyön tekijä aloitti työnsä Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa. Kehittämistä ei kuitenkaan aikaisemmin saatu kunnolla käyntiin johtuen resursseista ja muiden töiden ja projektien priorisoinnista. Loppuvuodesta 2016 TSV haki erityisavustusta kahta projektia varten, joista toinen oli dokumentinhallinnan kehittäminen.
Kehittämisprojekti aloitettiin keväällä 2017 ja samalla tavoite laajeni dokumentinhallinnan kehittämisestä koko organisaation tiedonhallinnan kehittämiseksi. Työ rajattiin koskemaan TSV:n tiedonhallinnan nykytilaa sekä kehittämiskohteita. Opinnäytetyön tekijän IT-taustan takia tätä kehittämistyötä lähdettiin tekemään pääasiassa tietoteknisestä näkökulmasta.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui kolmesta osasta: tutkimusmenetelmistä, tiedonhallinnasta ja kolmannesta sektorista. Opinnäytetyön menetelmäsuuntauksena toimi laadullinen tutkimus ja tapaustutkimus, koska tarkoituksena oli kuvata ja ymmärtää TSV:n tiedonhallinta syvällisesti. Tutkimuksen kohde eli case oli TSV:n tiedonhallinta ja sen kehittäminen.
Tutkimuksen menetelmänä toimivat ryhmähaastattelut. Haastattelut suoritettiin touko-kesäkuussa 2017 ja niihin oli tarkoitus tavoittaa mahdollisimman laaja otos TSV:n henkilökunnasta. Haastattelutilanteita oli yhteensä kuusi ja niihin tavoitettiin lopulta 25 henkilöä 36 tavoitellusta. Kaikki TSV:n osastot olivat edustettuina haastatteluissa.
Tutkimuksen tuloksena syntyi tulosaraportti haastatteluista sekä kehittämissuunnitelma. Tulosraportti tuotettiin litteroiduista haastatteluista ja se sisälsi laajan kuvauksen TSV:n tiedonhallinnan nykytilasta sekä kehittämiskohteista. Tulosraporttiin koottiin haastatteluissa esiin nousseita ajatuksia, tarpeita ja ideoita tiedonhallinnasta. Raportin tarkoituksena olikin varmistaa, että kaikki haastatteluissa ilmenneet asiat oli otettu huomioon. Kehittämissuunnitelmassa painopiste oli tutkimuksen avulla määritellyissä kehittämiskohteissa ja siinä pyrittiin miettimään, kuinka TSV:n tiedonhallintaa tulisi jatkossa kehittää päivittäisen työn tehostamiseksi.
Tässä opinnäytetyössä tutkitaan kolmannen sektorin asiantuntijaorganisaation, Tieteellisten seurain valtuuskunnan eli TSV:n, tiedonhallintaa. Tutkimuksen avulla selvitettiin TSV:n tiedonhallinnan nykytila sekä kehittämiskohteet.
Tiedonhallinnan kehittämiselle oli organisaatiossa pitkäaikainen tarve. Kehittämisestä puhuttiin jo vuonna 2011, kun tämän opinnäytetyön tekijä aloitti työnsä Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa. Kehittämistä ei kuitenkaan aikaisemmin saatu kunnolla käyntiin johtuen resursseista ja muiden töiden ja projektien priorisoinnista. Loppuvuodesta 2016 TSV haki erityisavustusta kahta projektia varten, joista toinen oli dokumentinhallinnan kehittäminen.
Kehittämisprojekti aloitettiin keväällä 2017 ja samalla tavoite laajeni dokumentinhallinnan kehittämisestä koko organisaation tiedonhallinnan kehittämiseksi. Työ rajattiin koskemaan TSV:n tiedonhallinnan nykytilaa sekä kehittämiskohteita. Opinnäytetyön tekijän IT-taustan takia tätä kehittämistyötä lähdettiin tekemään pääasiassa tietoteknisestä näkökulmasta.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui kolmesta osasta: tutkimusmenetelmistä, tiedonhallinnasta ja kolmannesta sektorista. Opinnäytetyön menetelmäsuuntauksena toimi laadullinen tutkimus ja tapaustutkimus, koska tarkoituksena oli kuvata ja ymmärtää TSV:n tiedonhallinta syvällisesti. Tutkimuksen kohde eli case oli TSV:n tiedonhallinta ja sen kehittäminen.
Tutkimuksen menetelmänä toimivat ryhmähaastattelut. Haastattelut suoritettiin touko-kesäkuussa 2017 ja niihin oli tarkoitus tavoittaa mahdollisimman laaja otos TSV:n henkilökunnasta. Haastattelutilanteita oli yhteensä kuusi ja niihin tavoitettiin lopulta 25 henkilöä 36 tavoitellusta. Kaikki TSV:n osastot olivat edustettuina haastatteluissa.
Tutkimuksen tuloksena syntyi tulosaraportti haastatteluista sekä kehittämissuunnitelma. Tulosraportti tuotettiin litteroiduista haastatteluista ja se sisälsi laajan kuvauksen TSV:n tiedonhallinnan nykytilasta sekä kehittämiskohteista. Tulosraporttiin koottiin haastatteluissa esiin nousseita ajatuksia, tarpeita ja ideoita tiedonhallinnasta. Raportin tarkoituksena olikin varmistaa, että kaikki haastatteluissa ilmenneet asiat oli otettu huomioon. Kehittämissuunnitelmassa painopiste oli tutkimuksen avulla määritellyissä kehittämiskohteissa ja siinä pyrittiin miettimään, kuinka TSV:n tiedonhallintaa tulisi jatkossa kehittää päivittäisen työn tehostamiseksi.