Laskutustoimintojen selkeyttäminen ja tehostaminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin taloushallinnon palveluita tarjoavan konsernin toimeksiantona. Opinnäytetyön tavoite oli selkeyttää toimeksiantajan asiakkaan laskutustoimintoja. Asiakas toimii autonvuokrausalalla. Työn toisena tavoitteena oli etsiä laskutustoiminnoista yksinkertaisia, aikaa vieviä rutiinitoimintoja, jotka kaipaavat tehostusta, ja esittää niihin kehitysideoita ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen.

Toimintojen selkeyttämiseksi koottiin laskutusmanuaali toiminnallisena työnä, joka sisältää ohjeistukset laskutustoimintoihin. Manuaalin tarkoituksena oli tehostaa uusien työntekijöiden perehdytystä asiakkaan laskutustoimintoihin sekä selkeyttää asiakastyön kokonaisuutta. Opinnäytetyö sisälsi myös piirteitä kehityshankkeesta. Esitettiin kehitysehdotuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä toimintojen tehostamiseksi ja tarkasteltiin mahdollisia robotiikan käyttöönoton hyötyjä ja haasteita. Työn viitekehys koostui asiakkaan laskutustoimintoihin liittyvistä aihealueista. Aiheina on autonvuokrauksen lisäksi muun muassa laskutus ja arvonlisäverotus. Viitekehyksessä käsiteltiin myös ohjelmistorobotiikkaa.

Opinnäytetyötyössä raportoitiin manuaalin rakentumista ja lisäksi pohdittiin, mitä hyötyjä sen käytöstä on ollut ja voisi tulevaisuudessa olla. Asiakkaan laskutustoimintoja tekevät toimeksiantajan työntekijät ovat ottaneet laskutusmanuaalin käyttöön ja se on ollut yksi työnteon apuväline. Manuaalin päivitystä tullaan jatkamaan asiakastyön muutosten mukaan.

This thesis was commissioned by a corporation which provides financial management services. The goal of the thesis was to clarify the invoicing activities of the corporation’s client. The client operates in the car rental industry. Another goal for the thesis was to find simple and time-consuming invoicing operations that would need more effectiveness and present improvement ideas using robotic process automation.

In order to clarify the invoicing operations, an invoicing manual was created as a project, which includes instructions for all the invoicing operations. The purpose of the manual was to enhance the introduction of new employees for the client’s invoicing operations and clarify the entire customer duties. This thesis also includes features of development project. Some advantages and challenges for introduction of robotics were considered in the thesis. The framework of the thesis consists of areas that is related to the client’s billing activities. Themes are for example car rental, billing and goods and services tax. Robotic process automation is also part of the framework.

The thesis includes a reportage of creating the invoicing manual. It also includes a discussion about advantages the manual has brought and will bring in the future. Employees who work among the client in question, have used the invoicing manual as one of the work tool. As the client’s activities chance, the purpose is to keep updating the manual.