Esimies strategiatyön voimavaraksi : Esimiehen toimintasuunnitelmatyöskentelyn kehittäminen organisaatiossa x

Abstract

Monia toimialoja kohdannut murros ja johtajuuden muutos ovat johtaneet siihen, että monet organisaatiot ovat tunnistaneet strategisen johtamisen kilpailuvaltiksi toimintaympäristöjen muutoksesta selviytyäkseen ja ovat siksi keskittyneet strategiatyön kehittämiseen. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kehittää esimiesten toimintasuunnitelmatyöskentelyä organisaation x strategiatyössä. Tutkimuksessa haluttiin lähtökohtaisesti korostaa tutkimuksen ke-hittävää otetta, jolloin organisaation johdon ja esimiesten osallistaminen tutkimuksen toteutukseen oli ensiarvoisen tärkeää. Kehittävä ote määritteli myös tutkimusstrategian valintaa, siksi tutkimus on toteutettu toimintatutkimuksena, jossa on käytetty laadulliselle tutkimusotteelle tyypillisiä tiedonkeruumenetelmiä.

Tutkimus käsittää kolme eri osaa. Ensimmäisessä osassa kohdeorganisaation johto määritteli heille pidetyssä työpajassa organisaation odotukset esimiesten toimintasuunnitelmatyöskentelyä kohtaan. Toisessa osassa selvitettiin haastattelemalla kohdeorganisaation esimiehiä, kuinka he kokevat toimintasuunnitelman omassa työssään ja sitä, kuinka he arjessa työstävät toimintasuunnitelmaa. Lisäksi pyrittiin selvittämään tekijöitä, jotka esimiehet kokevat tukevan oman roolinsa ja työskentelynsä kehittymistä ja tekijöitä jotka he puolestaan kokevat työskentelyä taannuttaviksi. Tutkimuksen kolmannessa osassa, joka toteutui keskustelutilaisuutena, johto määritteli kehitystoimenpiteitä esimiehen työskentelyn kehittämiseksi haastatteluaineistosta saadun tiedon perusteella.

Organisaation johto oli tunnistanut esimiehen kriittisen roolin organisaation strategiatyössä ja määrittelemiensä odotusten perusteella he halusivat kannustaa esimiehiä vahvempaan rooliin toimintasuunnitelmatyöskentelyssä. Haastatteluaineistosta saatiin selville, että esimiesten kokemuksella toimintasuunnitelman merkityksellisyydestä oli suora yhteys siihen, kuinka esimiehet toteuttavat toimintasuunnitelmatyötä arjessa. Kaiken kaikkiaan esimiesten työskentely ei vastannut johdon määrittelemiä odotusarvoja. Haastatteluaineiston perusteella syyt puutteelliseen toimintasuunnitelman työstämiseen olivat, että toimintasuunnitelman kieli oli vaikeasti ymmärrettävissä. Esimiehet kokivat myös, että he tarvitsisivat vahvempaa vuoropuhelun kulttuuria, jotta toimintasuunnitelman merkitys olisi heille selvä. Myös osallistaminen toimintasuunnitelmatyöhön nousi keskeiseksi teemaksi, jonka puute taannutti esimiesten työskentelyä. Johto pyrki vastaamaan näihin kehitystä vaativiin osa-alueisiin tutkimuksen aikana muuttamalla toimintasuunnitelmatyöskentelyä sekä huolehtimaan strategian kielellisestä selkeydestä.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys pohjaa operatiivisten strategioiden ja lineaarisen strategiatyön mallin viitekehykseen sekä esimiehen kriittiseen rooliin organisaatioiden strategiatyössä. Lisäksi strategiaviestinnän merkitystä strategian ymmärryksen kehittymisessä on painotettu viitekehyksessä erikseen pohjautuen haastatteluaineistosta esille nousseisiin viestinnällisiin teemoihin.

Changes in the operational environment of many lines of businesses and in leadership have highlighted the im-portance of strategic management as a competitive edge in organizations. Thus many actors have focused to devel-op their strategy management to survive successfully over changes. The purpose of this study was to improve managers´ work regarding the Business Plan process in the case organization. To reach the objective, it was im-portant to involve the organization´s management team and managers into the process. The study was executed as an action study and qualitative methods were used for collecting information.

The study consists of three sections. In section one the management team defined expectations for the managers´ work in the Business Plan process. In the second section managers were interviewed in order to find out about their experiences about the meaning of Business Plan. The purpose of the interviews was also to find out how the man-agers executed Business Plan in their work and what were the factors which either support or hinder their work. In the third section of this study the management team defined actions to support managers to work more actively with Business Plan. These decisions were made based on the information collected in the interviews.

The management team had identified the crucial role of the manager in the Business Plan process. According to the expectations they defined, they wanted to encourage the managers to take a stronger role in the strategy process. When it comes to the information collected by interviewing the managers, there is a connection between the experience of the importance of Business Plan and the level of Business Plan execution. As a whole, the managers` work did not meet the expectations the management team had set. The managers felt that the language used in Business Plan was too difficult to understand, there was lack of dialogue between the managers and the management team and the participation in Business Plan was poor. The management team responded by launching a new way to work on Business Plan and focusing on a more concrete language when communicating about the strategy.

The theoretical framework of this study is based on the operational strategies and on the linear model of strategy process. Also a manager´s crucial role in the strategy process is highlighted. When it comes to the information col-lected from the managers’ interviews, themes about communicating the strategy are also emphasized.