Siirtyminen sähköiseen ostolaskujärjestelmään

Abstract

Yritykset niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla kiinnittävät entistä enemmän huomiota kustannustehokkuuteen mm. automatisoimalla toimintojaan. Myös vihreisiin arvoihin pyritään panostamaan aiempaa voimakkaammin. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata asiantuntijaorganisaation siirtymistä sähköiseen ostolaskujärjestelmään ja tutkia, miksi sähköinen ostolaskujärjestelmä kannattaa ottaa käyttöön. Teoriaosuudessa käsitellään sähköistä ja digitaalista taloushallintoa sekä sähköisiä ostolaskuja alan kirjallisuuteen ja julkaisuihin nojaten. Tutkimuksen empiirinen osa koostuu tehdyistä haastatteluista ja omista kokemuksista jatkuvan havainnoinnin periaatteella. Projekti alkoi suunnittelulla ja päättyi käyttöönottoon ja ylläpitoon. Onnistuneeseen projektiin vaikuttivat muun muassa huolellinen suunnittelu, tehokas johtaminen ja hallinta sekä motivoituneet tekijät. Nämä tekijät varmistivat kustannustehokkaan käyttöönoton alle sovitun aikataulun sekä huomattavan kehityksen ostolaskuprosessissa.

Companies in both the private and public sector are paying more attention than before to cost efficiency by automating their operations among other things. Green values are also invested in more intensively than before. The aim of this thesis was to describe the transition from an organisation of experts in to using an electronic purchase invoice system and to investigate why an electric purchase invoice system should be taken into use. The theoretical study examined electronic and digital electronic purchasing and financial bills based on to the relevant literature and publications. The empirical study consisted of the results from the interviews made and my own experience under the principle of continuous observation. The project began with planning and ended in deployment and maintenance. To the success of the project was reached by careful planning, effective leadership and management as well as well-motivated parties. These factors ensured costeffective introduction under the agreed timetable and a significant development in the purchase invoice process.