Ostolaskujen sähköistäminen : Case: yritys X

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tarkastelen toimeksiantoyrityksen eri vaihtoehtoja sen ostolaskun sähköistämiseen. Tällä hetkellä yrityksessä ei ole ostolaskujen käsittelyn osalta käytössä sähköistä järjestelmää. Eri sähköistämisen vaihtoehdoissa tarkastellaan yhden laskun käsittelystä syntyvää kustannusta ja sitä verrataan nykyiseen paperiseen järjestelmään.

Työssä tarkastelen miten taloushallinto ja sähköinen taloushallinto eroavat toisistaan ja miten ostolaskutus liittyy taloushallintoon. Itse työssä tarkastellaan yrityksen tämänhetkisiä prosesseja. Myös lasketaan tämänhetkisen paperisen ostoreskontran kustannuksia ja saadaan selville kuinka paljon keskimäärin yhden laskun käsitteleminen maksaa yritykselle. Kun tämänhetkiset prosessit ovat käsitelty, mietitään niiden ongelmakohtia. Sen jälkeen aletaan tarkastelemaan vaihtoehtoja, jolla yritys saisi ostolaskuprosessinsa sähköistymään. Yksi vaihtoehdoista on nykyisin käytössä olevaan Visma Nova- ohjelmistoon saatavat lisäosat. Lisäosien kustannuksia tarkastellaan ja niistä lasketaan taas yhden laskun käsittelyn hinta. Tämän lisäksi tarkastellaan muiden jo sähköisten taloushallinnon ohjelmien tarjoamia vaihtoehtoja ja katsotaan niistä mitä ohjelmia tarvitaan ja niiden kustannuksia. Vaihtoehtoisia ohjelmia ovat Netvisor- ja Procountor ohjelmistot. Ohjelmistot ovat vain esimerkkejä sähköisistä taloushallinnonjärjestelmistä.

Opinnäytetyössä on tarkoituksena saada kaikista ostolaskun vaihtoehdoista yhden laskun käsittelyn keskimääräinen hinta ja vertailla niitä keskenään. Työssä myös pohditaan sitä, mitä hyöty- ja haittapuolia eri vaihtoehdoilla on. Työn lopussa tarkastellaan mikä työssä esitetyistä vaihtoehdoista olisi yritykselle paras tällä hetkellä.

This bachelor’s thesis will look into the different options the client company has regarding the possibility of acquiring a system which allow managing electronic purchase invoicing. Currently, the company does not manage its invoices electronically. In this thesis the different costs of processing one invoice with different financial administration systems are compared.

Firstly I will look into how financial administration and electronic financial administration are different from each other and how purchase ordering is a part of them both. In addition, the study will look into the current processes in purchase ordering in the company and calculate the expenses from the process. The expenses are calculated from one purchase order and how much it incurs expenses. Some of the problems risen with the current processes will also be acknowledged. Furthermore, the thesis will look into the different electronic purchase programs that different companies offer. Netvisor’s, Procountor’s and Visma Nova’s electronic financial administration programs are examined and the expenses that they will generate. The expense of one purchase order is calculated with these electronic purchase administration programs.

The objective of this thesis is to show the company how much expenses are generated from this current process and compare that expense with the expenses from the different options in financial administration programs. At the end the most cost-effective option for the company is considered. The thesis will also look into the pros and cons of the options and which factors had an effect on the outcome of the thesis.