Autofutur-tietojärjestelmän käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata ja kehittää American Service Oy:n varastonhallinta- ja asiakashallintajärjestelmän toimintaa. Vuonna 1993 perustettu yritys tarjoaa huolto-, korjaus- ja virityspalveluita Pohjois-Amerikan mantereella valmistetuille ajoneuvoille merkistä ja vuosimallista riippumatta. Yrityksen tyypillisimmät työkohteet koostuvat tavanomaisista käyttöautoista, harrasteajoneuvoista sekä työkäyttöön suunnatuista kevytkuorma-autoista.

Työ tehtiin yhteistyönä yrityksen omistajien ja työntekijöiden kanssa tarpeeseen tehostaa yrityksen varasto- ja asiakashallintaa.

Työssä keskityttiin Autofutur-tietojärjestelmän käyttöönottoon yrityksessä. Ennen työn aloittamista selvitettiin alueita, jossa muutoksen tarve on suurin, ja päätettiin keskittyä käyttämään ohjelmistosta nimenomaisesti näille sektoreille suunnattuja ominaisuuksia. Järjestelmän tarjoamista avuista hyödynnettäisiin käytännössä eniten varastonhallintaan, asiakasrekisteriin sekä tilauksien organisointiin keskittyviä osioita. Näiden osioiden yhtenäinen hallinta tehostaa toimintaa, parantaa kustannusarvioiden tarkkuutta ja helpottaa aikataulujen laatimista.

Ohjelmistollisen varastonhallinnan takia välttämätön varastoinventaario toi lisäarvoa varaston uudelleenjärjestämisen muodossa. Tuotteet lajiteltiin hyllyittäin, ja hyllyt merkittiin selkeyden lisäämiseksi.

Jo järjestelmän testausvaiheessa havaittiin ongelmia alkuperäisen suunnitelman ja käytännön välillä. Järjestelmä on suunniteltu käytettäväksi kokonaisvaltaisena työkaluna nitomaan yhteen erillisiä toimintoja autokorjaamon sisällä. Alkupään suunnitelmat eriyttää tiettyjä osa-alueita järjestelmästä vanhojen toimintamallien rinnalle osoittautuivat työläiksi. Käytännön kokemuksien perusteella siirryttiin käyttämään suurempaa valikoimaa järjestelmän työkaluista. Kurssimuutoksen jälkeen järjestelmä on osoittanut toimivuutensa vähentäen asiakaspalveluun ja kustannuslaskentaan kuluvaa aikaa. Ajoneuvorekisteri on nähty tervetulleena työkaluna, joka on omiaan tukemaan tasokkaampaa korjaamotoimintaa.

This Bachelor´s thesis was carried out for the need to develop and refine warehouse management, automotive registry and software-based order processing operations at American Service Ltd. Founded in 1993 American Service Ltd. offers maintenance, repair and technical modification services for passenger cars and light trucks built in Northern America, e.g. daily driven cars, enthusiast and historic cars and light trucks, often used as work trucks.

This thesis focuses on the introduction of the Autofutur information system in daily company operations. Before proceeding with Autofutur a survey was carried out in order to recognize the areas where major need for improvement was required. After analyzing the results of this survey it was possible to focus on certain properties of the software including warehouse management, automotive register and software-based order processing. Managing these three main subjects within one software will decrease the time required to carry out everyday tasks within the company. As this software gathers each of these processes together the risk for mistakes is also reduced.

However, during the testing phase of the Autofutur software with the company operations there seemed to be problems with implementing the original plan in practice. One of the main reasons for selecting Autofutur originally had been the ability to have access to the spare part supplier warehouse inventory. Due to information security concerns real-time access was denied by the spare part supplier before the software trial phase. Therefore, a decision was made to update the warehouse inventory using the on-request style approach which was sufficient to replace the original plan, and this would also be allowed by the supplier. During the trial phase with the software it was noticed that several actions related to the old paper-based work methods interfered with the software resulting in increased workload. In search for time savings it was decided to further increase the operations carried out with the software. This proved successful. The automotive register is now easy to use thanks to the fully functional search function.

Comprehensive service history assists in conducting correct maintenance and faster turnaround rates for customer cars. Companied with swift cost estimates higher quality customer service can be provided with reduced effort.