Kuinka kiire taltutetaan : Tehokasta ajankäyttöä hankintatoiminnassa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää operatiivista hankintaa niin, että toiminta muuttuisi läpinäkyvämmäksi, tehokkaammaksi ja organisoidummaksi. Tavoitteena oli selkeyttää hankintaprosessia, vähentää myyjien tekemien hankintojen määrää sekä lisätä työnteon mielekkyyttä poistamalla kiireen tuntua. Onnistumista tarkasteltiin sekä laadullisilla, että määrällisillä mittareilla.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Sille on ominaista kehitystyön syklisyys, jossa suunnittelu, toiminta ja toiminnan arviointi seuraavat toisiaan kierroksesta toiseen. Kehitystyö käynnistettiin selvittämällä haastattelujen muodossa kiireeseen johtavia syitä. Tulokset luokiteltiin kolmeen kategoriaan: yleiset toimintaan liittyvät haasteet, työyhteisössä olevat epäkohdat, sekä työntekijän henkilökohtaiset ominaisuudet. Keskustelujen perusteella päätettiin keskittyä parantamaan työnjakoa sekä automatisoimaan toimintaa. Toiminnan automatisoinnin keskiössä oli asianmukaisten hälytysrajojen muodostaminen varastoitaville työkaluille. Kukin muutos otettiin käyttöön mahdollisimman pian päätöksestä ja näin jokainen toimenpide kulki itsenäisesti eteenpäin omassa kehitysvaiheessaan.

Hälytysrajoja muodostaessa käytettiin hyväksi Bostonin matriisia, jonka avulla tuotteet luokiteltiin omiin kategorioihinsa. Tutkimuksen selkärankana ovat myös toimineet hankintatoimen kehittämisen teoriat, sekä johtamisfilosofia Lean. Se pyrkii parantamaan toiminnan laatua muodostamalla työn sujuvaksi virtaukseksi, mikä etenee ilman keskeytyksiä, mutkia, odottamista tai varastointia.

Lopputulokseksi saatiin muodostettua uusi hankintaprosessi, joka on paremmin dokumentoitu ja seurattavissa kuin aiemmin. Onnistuimme myös automatisoinnin avulla helpottamaan päivittäistä työtä niin, että suurin osa hankinnoista kulkee oston kautta ja kiireen kokemukset työssä vähenivät.

The main focus of this Master’s thesis was to improve the operative purchasing process in order to make the operations more transparent, efficient and organized. The objective was to unclutter the process, cut down the quantity of sales made purchases and increase the congeniality of work by erasing the sense of haste. The success was measured by both qualitative and quantitative methods.

The study was carried out as an action research, which is known for its cyclical form: the planning, action and development follow each other in rotation, one after another. The development project started with interviews to determine what reasons lead to a general rush in the organization. The results were categorized into “problems related to the working process”, “inadequacies in the work community” and finally “the employee’s personal features”. Based on the conversations two features rose to the spotlight – clearer assignments and automated procedures. The key element of the automation was to define optimal order points for the stackable articles. All the improvements were implemented as soon as possible, and therefore every amendment occurred in their own schedule.

When determining the optimal order points, the Boston Matrix was used for the categorization of the items. It formed the basis of the study together with supply chain management theories and Lean, which drives on enhancing the quality of operations by shaping the work flow so that it progresses without interruptions, turns, waiting or storage.

As a result, a new procurement process was developed that is better documented and easier to supervise than before. We also managed to simplify daily routines by automating the tasks so much that most of the purchases now go through the purchase department and the pressure caused by continuous haste has decreased.