Palvelussuhteen elinkaaren prosessi ja sitä tukevat HR-järjestelmät : HR-järjestelmien kehittämishanke ja sen vaikutukset

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena on kuvata henkilöstöhallinnon päivittäisen työn kannalta keskeistä kokonaisuutta, palvelussuhteen elinkaarta ja siihen liittyviä osa-alueita rekrytointi, palvelussuhteen aloitus, palvelussuhteen hallinta sekä palvelussuhteen päättäminen termeinä ja prosesseina. Lisäksi opinnäytetyössä kuvattiin niihin liittyviä sähköisiä henkilöstöhallinnon järjestelmiä.

Yhä useammin myös esimiehet hoitavat päivittäisiä henkilöstöhallinnon tehtäviä rekrytointi- ja HR-ammattilaisten rinnalla. Esimiesten henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamiseen vaadittava tietotaito saattaa kuitenkin vaihdella, ja sen vuoksi on tärkeää, että palvelussuhteen aikaiset prosessit on kuvattu ja niiden tukemiseen tarvittavat järjestelmät ovat loppukäyttäjien kannalta tarkoituksenmukaisia sekä toimintaa ohjaavia.

Palvelussuhteen elinkaaren prosessikuvauksen lisäksi työssä kuvattiin yrityksen HR-järjestelmän kehittämishanketta ja kartoitettiin sen vaikutuksia esimiesten ja henkilöstöhallinnon ammattilaisten työhön heille lähetetyn kyselyn avulla.

Kyselyn tavoitteena oli selvittää, miten esimiehet ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset kokivat kehittämishankkeen eri vaiheet aina suunnittelusta tuotannon aikaiseen toimintaan. Kyselyssä pyydettiin myös vastaamaan uuden järjestelmän toimintaan. Tällä pyrittiin selvittämään, onko uusi järjestelmä toimintaa tukeva ja käyttäjää ohjaava.

Saatujen vastausten yhteenvedon perusteella voitiin katsoa, että esimiehet ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset olivat lähes poikkeuksetta tyytymättömiä kehittämishankkeen vaiheisiin. Halu päästä osallistumaan järjestelmien kehitystyöhön oli yksi keskeinen huomio.

Kyselyn vastausten perusteella loppukäyttäjien osallistamisella järjestelmien kehittämishankkeisiin saattaa olla suuri merkitys päivittäiseen työhän, työhyvinvointiin sekä siihen, kuinka loppukäyttäjät suhtautuvat järjestelmiin.

The purpose of this functional Bachelor’s thesis was to describe the key entity of the daily work of human resources. It described the whole work relationship of employees as one long process and the related processes, i.e. recruiting, onboarding, managing work relationship and termination. All these parts are described as a term and as processes. HR-systems related to these processes are also described in the thesis.

More often supervisors have come to handle daily HR management tasks alongside with recruitment and HR professionals. However, the know-how required to manage HR-tasks and duties may vary, and therefore it is important that processes during employees work relationships are described and the systems required to support them are appropriate to the end user.

In addition to the process description of the work relationship’s life cycle, the thesis described the development project of the company's HR system and surveyed its effects through a questionnaire sent to supervisors and HR professionals.

The aim of the survey was to find out how supervisors and HR professionals experienced the different stages of the development project from the planning phase to implementation. In the questionnaire, they were also asked to respond to the operation of the new system. This was done to discover whether the new system is supportive and user-friendly.

Based on the summaries of the answers received, it was considered that supervisors and HR professionals were nearly invariably unhappy with the development project phases. The desire to get involved in system development was one of the key points.

Based on the questionnaire responses, end-user involvement in system development projects may play a major role in day-to-day work, well-being at work, and how end users react with systems.