Avainprosessien tunnistaminen ja kuvaaminen : Case: Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte Oy. Työn aihe määräytyi kohdeyrityksen tarpeista tunnistaa ja kuvata yrityksen avainprosessit. Yritys ei ole aiemmin tunnistanut tai kuvannut prosessejaan, joten työ koettiin tarpeelliseksi toiminnan tehostamisen vuoksi. Tutkimuskysymys on: mitkä ovat yrityksen avainprosessit. Työn ensisijaisena tavoitteena on avainprosessien tunnistaminen ja kuvaaminen. Yrityksen tavoitteena oli tunnistamisen ja kuvaamisen avulla löytää mahdollisia kehityskohteita toiminnasta.

Tutkimuksen tietoperusta koostuu pääosin alan kirjallisuudesta ja sähköisistä lähteistä. Tietoperustassa tuodaan esiin prosessityön taustaa, käsitteistöä, prosessien johtamista sekä niiden tunnistamista ja kuvaamista sekä kohdeyrityksestä perustietoa. Tutkimusstrategiaksi valikoitui tapaustutkimus ja menetelmäksi laadullinen tutkimus. Laadullisen tutkimuksen menetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä teemahaastattelua, joka nousi merkittäväksi työn tulosten kannalta.

Tutkimus osoitti, että haastateltavilla työntekijöillä oli selkeä käsitys heidän työtehtäviinsä liittyvistä kuvattavista prosesseista. Kuitenkin on muistettava, että haastatteluihin ei osallistunut kuin muutama työntekijä - yksi kunkin kuvattavan prosessin palvelualueelta. Kuvattavat prosessit toimivat kuitenkin mallina muille työntekijöille sekä mahdollistavat mahdollisten kehityskohteiden löytymisen. Prosessien kehitystyö on aikaa vievää ja onnistuakseen se vaatii henkilöstön sitoutumisen, mutta päävastuu on johdolla.

Työn tuloksiksi saatiin yrityksen prosessikartta sekä prosessikuvaukset kolmesta eri avainprosessin osaprosessista. Prosessikartan pohja saatiin suoraan Pikku-Syötteen omistajalta, Vuolle Setlementti ry:ltä, mutta sen osia sovellettiin kohdeyritykseen sopiviksi. Jatkotoimenpiteiksi suositeltiin muun muassa prosessityön jatkamista ja muidenkin tunnistettujen prosessien kuvaamista. Erityisesti huomioita voitaisiin kiinnittää palvelukehitysprosessiin, joka on tärkeä ydinprosessi yrityksen toiminnan kannalta.