Kirjaamon toimintaohje : Case Rovaniemen kaupunki

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen työ, joka sisältää toiminnallisen tuotoksen sekä teoriaosuuden. Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoitus oli tuottaa konkreettinen tuotos työelämän tarpeisiin. Toiminnalliseen työhön kuuluu myös teo-riaosuus, johon työn tuotos perustuu. Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Rovaniemen kaupungin Asiahallinta- ja tietopalvelut -tiimi. Työn tarkoitus oli kehittää Rovaniemen kaupunginkirjaamon toimintaa laatimalla kirjaamoon toimintaohje. Ohjeistuksella yhtenäistetään kirjaamon toimintatapoja ja avustetaan kirjaamotyöntekijöitä. Tavoitteena oli kirjaamon toiminnan laadun varmistaminen ja parantaminen.

Opinnäytetyö koostuu kaupunginkirjaamon toimintaohjeesta ja ohjetta tukevasta teoriaosuudesta. Teoriaosuuteen on avattu asianhallinnan, kirjaamisen ja kirjaamotoiminnan käsitteitä niiltä osin, kuin ne erityisesti vaikuttavat kirjaamon toimintaan. Asianhallintaa ja kirjaamotoimintaa ohjaavia lakeja, säädöksiä ja suosituksia on myös esitelty teoriaosuudessa. Teoriaosuuden tarkoitus on antaa yleinen käsitys asianhallinnasta ja siitä, mihin kirjaamotoiminta perustuu. Teoriaosuutta on selvitetty alan kirjallisuuden, lakien, organisaation omien aineistojen sekä internetistä löytyvän aineiston pohjalta. Käytännön kirjaamotyötä on avattu kirjaamon toimintaohjeella. Ohjeessa selitetään yksityiskohtaisesti Rovaniemen kaupunginkirjaamon jokapäiväiset tehtävät, kuten postin käsittely, asioiden reitittäminen ja asioiden kirjaaminen asianhallintajärjestelmään. Kirjaamon toimintaohje on laadittu Rovaniemen kaupungin toimintatapojen mukaan ja määräyksiin perustuen. Valmiin ohjeen on tarkastanut kaupungin asia-kirjahallinnon ohjausryhmä.

Tämä opinnäytetyö oli osa kirjaamon kehittämistä. Työn tuotoksena syntynyttä toimintaohjetta tullaan päivittämään tarpeen mukaan, jotta se pysyy ajan tasalla ja siitä on apua kirjaamotyöntekijöille tulevaisuudessakin. Ohje on otettu käyttöön kirjaamossa, ja se on osoittautunut tarpeelliseksi työvälineeksi.

This is a functional thesis that includes an end product and a theory part. The aim of the functional thesis was to create an actual product to benefit the commissioner. The functional thesis also includes theory that supports the product. This thesis was commissioned by the team of City of Rovaniemi Archive and Information Management. The objective of this thesis was to improve the everyday functions of the City of Rovaniemi registry office, by creating a guidebook. The purpose of the guidebook is to unify the procedures used at the registry office and to help the staff to do their job. The aim was to ensure and to improve the service quality of the registry office.

The thesis includes the guidebook and a theory part that supports the instructions. In the theory part the basis of the information management has been explained, focusing to the concept of the registry office. Also the laws guiding the information management have been introduced. The purpose of the theory part is to provide an overview of information management and introduce the operations of registry office. Theory has been researched from the literature, laws, organization’s own material and from the internet. The guidebook helps to understand the customs of the registry office and it provides detailed instructions to the everyday work, like handling and forwarding the mail, and registering documents to the case management system. The guidebook was written by adapting to the policy of the City of Rovaniemi and in accordance with the laws. The completed guidebook has been checked by the document management supervising team.

This thesis was a part of the improvement work of the registry office. The guidebook would be updated regularly to maintain the authenticity and the assistance that it provides. The guidebook is in use at the city registry office and it has proven to be useful instrument in helping the staff.