Tietämyksenhallinta : Kehittäminen ja käyttöönotto ketterin menetelmin
Tolvanen, Petri (2018)
Tolvanen, Petri
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2018
Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 1.0 Suomi
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018082014584
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018082014584
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoitus oli kehittää ja käyttöönottaa tietämyksenhallinnan prosessi ketterin menetelmin ja luoda jatkuvan prosessikehityksen malli. Kohdeorganisaationa toimi ICT-alalla toimiva hieman alle 200 asiantuntijaa työllistävä yritys. Kohdeorganisaation tavoite oli kehittää tietämyksenhallinnan avulla henkilöstön osaamista ja työssä viihtymistä, ja näiden kehityksen kautta parantaa toiminnan tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Prosessikehityksen lisäksi kohdeorganisaatiossa haluttiin tunnistaa tietämyksenhallinnassa tarvittavat järjestelmät, ja yhtenäistää käyttöä ja toimintatapoja selkeyden ja säästöjen saavuttamiseksi.
Työ toteutettiin projektimuotoisena toimintatutkimuksena hyödyntäen ketteriä kehitysmenetelmiä, kuten Scrumia. Nykytilan ja vaatimusten kartoittamisessa käytettiin hyödyksi henkilöstölle suunnattua kyselyä ja sidosryhmille tehtyjä ryhmähaastatteluja. Kerätystä aineistosta muodostettiin sidosryhmäanalyysin avulla sidosryhmien toivotut panokset, vaatimukset, huolenaiheet ja roolit. Vaatimuksien avulla luotiin projekti- ja kehityssuunnitelma työn käytännön toteutusta varten.
Kesken projektin toteutuksen kohdeorganisaatiossa tapahtui omistajanvaihdos. Tämä johti kehityshankkeiden uudelleenpriorisointiin, ja tietämyksenhallinnan kehittäminen keskeytettiin toistaiseksi vuoden 2017 kolmannen neljänneksen jälkeen. Projektissa ehdittiin kuitenkin kehittää ja ottaa käyttöön tietämyksenhallinnan prosessi, ja käyttöönottaa kaksi uutta tietämyksenhallinnan järjestelmää. Kokonaisuudessaan henkilöstön tyytyväisyys prosessiin, uusiin työkaluihin, sisäiseen viestintään ja tiedottamiseen parani, mutta tiedon löytäminen yrityksen sisäisistä lähteistä koettiin edelleen ongelmalliseksi.
Hankkeella saatiin henkilöstökyselyyn vastanneiden mielestä aikaiseksi hyviä tuloksia, ja vastaajat kokivat kehittämishankkeen tärkeänä. Uusi prosessi ja uudet järjestelmät tulivat selvästi tarpeeseen, ja nämä asiat olivat juuri niitä mistä kehittäminen aloitettiin, ja muut ehkä pidemmälle tai syvemmälle menevät teemat jäivät vielä odottamaan mahdollista jatkokehitystä – pääosin johtuen siitä, että projekti keskeytyi. Toteutumatta jääneistä asioista tietämyksenhallinnan jatkokehityksen kannalta keskeistä olisi ollut jatkuvan prosessikehityksen mallin toteuttaminen.
Työ toteutettiin projektimuotoisena toimintatutkimuksena hyödyntäen ketteriä kehitysmenetelmiä, kuten Scrumia. Nykytilan ja vaatimusten kartoittamisessa käytettiin hyödyksi henkilöstölle suunnattua kyselyä ja sidosryhmille tehtyjä ryhmähaastatteluja. Kerätystä aineistosta muodostettiin sidosryhmäanalyysin avulla sidosryhmien toivotut panokset, vaatimukset, huolenaiheet ja roolit. Vaatimuksien avulla luotiin projekti- ja kehityssuunnitelma työn käytännön toteutusta varten.
Kesken projektin toteutuksen kohdeorganisaatiossa tapahtui omistajanvaihdos. Tämä johti kehityshankkeiden uudelleenpriorisointiin, ja tietämyksenhallinnan kehittäminen keskeytettiin toistaiseksi vuoden 2017 kolmannen neljänneksen jälkeen. Projektissa ehdittiin kuitenkin kehittää ja ottaa käyttöön tietämyksenhallinnan prosessi, ja käyttöönottaa kaksi uutta tietämyksenhallinnan järjestelmää. Kokonaisuudessaan henkilöstön tyytyväisyys prosessiin, uusiin työkaluihin, sisäiseen viestintään ja tiedottamiseen parani, mutta tiedon löytäminen yrityksen sisäisistä lähteistä koettiin edelleen ongelmalliseksi.
Hankkeella saatiin henkilöstökyselyyn vastanneiden mielestä aikaiseksi hyviä tuloksia, ja vastaajat kokivat kehittämishankkeen tärkeänä. Uusi prosessi ja uudet järjestelmät tulivat selvästi tarpeeseen, ja nämä asiat olivat juuri niitä mistä kehittäminen aloitettiin, ja muut ehkä pidemmälle tai syvemmälle menevät teemat jäivät vielä odottamaan mahdollista jatkokehitystä – pääosin johtuen siitä, että projekti keskeytyi. Toteutumatta jääneistä asioista tietämyksenhallinnan jatkokehityksen kannalta keskeistä olisi ollut jatkuvan prosessikehityksen mallin toteuttaminen.