Rekrytointiprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona rakennusalan suunnittelutoimisto IdeaStructura Oy:lle. Yrityksessä on itseorganisoituva organisaatiorakenne. Yrityksessä oli havaittu, että sen yhtenä haasteena on rekrytointiprosessi ja sen kehittäminen. IdeaStructurassa on kiinnostuttu muotoiluajattelusta ja sitä haluttiin soveltaa rekrytointiprosessin kehittämiseen.

Työn tavoitteena oli syventää asiakasymmärrystä rekrytoitavista henkilöistä ja luoda toimiva prosessi rekrytointiin. Tarkoituksena oli osallistaa itseohjautuvia työntekijöitä. Lisäksi haluttiin tutkia, vaikuttaako muotoiluajattelu rekrytointiprosessin kehittämiseen positiivisesti. Opinnäytetyössä kerättiin havaintoja nykyisistä toimintatavoista, hakijakokemuksesta ja kehityskohteista.

Tutkimuksellisena viitekehyksenä käytettiin toimintatutkimusta, joka perustui muotoi-luajatteluun. Toimintatutkimus noudatti Double Diamond -palvelumuotoilun prosessimallia, ja siinä sovellettiin mm. yhteiskehittämistä. Tavoitteena oli, että kehitystyö sai selkeän raamin ja työn tulokset olivat jatkuvasti tutkimukseen osallistuneiden hahmotettavissa. Kirjallisuudesta laadittiin taustoitus, joka toimi tutkimuksen pohjana.

Tutkimus alkoi rekrytointiprosessin nykytilan tarkalla kartoittamisella ja siihen pohjautuvalla kehitetyn rekrytointiprosessin luomisella. Kehitettyä rekrytointimallia testattiin ja havaintojen perusteella sitä kehitettiin edelleen, minkä jälkeen kehitettyä rekrytointiprosessia testattiin. Malleja luotiin ja niitä testattiin siten kahdessa toisiaan seuraavassa syklissä. Molemmissa sykleissä panostettiin mallin yhteiskehittämiseen sekä visualisointiin muotoilun keinoin, jotta malli olisi työntekijöille ymmärrettävä. Lopullinen yrityksessä käyttöönotettu rekrytointiprosessi viimeisteltiin toisen syklin kokemusten perusteella.

Tutkimuksessa syvennettiin asiakasymmärrystä rekrytoitavista henkilöistä sekä sisäistä asiakasymmärrystä rekrytointiin osallistuvista työntekijöistä. Asiakasymmärrys syveni esimerkiksi saamalla tietoa työntekijöiden kokemista rekrytointihaasteista muualla ja haastattelemalla heitä rekrytointiprosessin jälkeen. Tutkimuksen perusteella kehitetty prosessi osallistaa työntekijöitä, ja muotoiluajattelu vaikutti prosessin kehittämiseen positiivisesti. Tutkimuksessa kehitetty rekrytointiprosessi ja tapa kehittää prosesseja muotoilun keinoin on otettu käyttöön yrityksessä.

Tutkijan näkökulmasta yhteiskehittäminen työntekijöiden sekä työnhakijoiden kanssa oli erittäin antoisaa, ja osapuolet ovat olleet tyytyväisiä työn tuloksiin. Myös ymmärrys muotoilun keinoista ja vaikuttavuudesta on kasvanut.

The thesis was commissioned by IdeaStructura Oy, a construction design company. The company has a self-organizing structure. One of the company’s challenges was the problems in recruitment process. Previously, IdeaStructura has been interested in design thinking and wanted to apply it to the development of the recruitment process.

The aim of the thesis was to deepen the customer understanding of the candidates and to create an improved process for recruitment by utilizing design thinking. The intention was to involve self-employed workers in to the development process. It was also desirable to investigate whether design thinking affects the development of the recruitment process positively. The thesis collected observations of current practices, candidate experience and development targets.

The research began with an accurate mapping of the current state of the recruitment process and, based on it, the creation of a developed recruitment process. The developed recruitment process was tested and based on the findings it was further developed, after which the developed recruitment process was tested. The models were created and tested in two successive cycles. In both cycles, a focus was in the joint development of the model and visualization by means of design, so that it would be understood by the employees. The final recruitment process was finalized after the second cycle.

The study was able to deepen the understanding of people recruited and the internal customer understanding of the recruiting employees. The customer understanding was improved by interviewing candidates after the recruitment process. Interestingly, one of the main sources of customer understanding was interviewing candidates on challenges they have faced in other recruitment processes. In addition, involving employees and design thinking in to the development process had positive influence on the development process. The recruiting process developed in the research and the way to develop processes by means of design has been implemented in the company.

From the researcher point of the view, co-development with employees and candidates was very rewarding. The parties were very pleased with the results of the research. Understanding of the means and effectiveness of design thinking has also increased.

Keywords: design thinking, co-development, self-organization, self-guidance, service design, visualization and leadership