Tapahtumatuotannon organisointi Helsingin kaupunginkirjastossa

Abstract

Kirjastotyön muuttuvat haasteet ovat pohjana tässä opinnäytetyössä, sillä kirjastojen tavoite on muuttaa mielikuvaa kokoelmavarastosta kohtaamispaikaksi. Tässä strategiassa tapahtumatoiminta on tärkeässä asemassa.

Opinnäytetyössäni olen tutustunut kirjallisuuden avulla työorganisaatiomalleihin sekä benchmarkingia käyttäen Kouvolan, Tampereen ja Turun kaupunginkirjastojen tapahtumatoimintaan.

Toimin Helsingin kaupunginkirjaston tapahtumakoordinaattorina, eli opinnäytetyön aihe liittyy suoraan työhöni ja työtehtävieni sisältöön.

Tavoitteena on löytää malli tapahtumatuotantojen organisointiin Helsingin kaupunginkirjastossa siten, että se tuottaisi parhaan mahdollisen hyödyn suhteessa panostukseen. Tutkin millainen organisatorinen malli tukisi parhaiten kaupunginkirjaston tapahtumatuotantoa.

Laadin benchmarking-tulosten ja kirjallisuuden pohjalta kolme ehdotusta Helsingin kaupunginkirjaston tapahtumatuotannon organisointimalleiksi. Ehdotukset ovat hierarkkinen malli, jälkibyrokraattinen verkostomalli sekä näiden yhdistelmä. Esittelen työssäni tapahtumatoiminnan osaamisalueet, jotka pitää hoitaa, riippumatta organisointimallista.

Esittelen ryhmähaastattelussa kaupunginkirjaston tapahtumatuotantojen parissa työskenteleville henkilöille kehittämäni mallit. Haastattelun tuloksena syntyi uusi malli, alueellinen tapahtumavastaava-verkosto, jota myös ehdotimme kaupunginkirjaston johtoryhmälle.

I have examined basis for my thesis from books concentrated on organization theories. I've benchmarked Kouvola, Tampere and Turku city libraries and how they have organized their event productions.

I work in Helsinki City Library as an event coordinator so this thesis is closely related to my work.

In this thesis I'm trying to solve how to organize event productions the most profitable way to make effort and which organization theory is the most suitable for Helsinki City Library.

After analyzing the benchmark results and literature I've made 3 suggestions how to organize event production.

I used the group interview method to introduce my plans to Helsinki City Library personnel who work with events. They evaluated my suggestions and after interview we developed the whole new regional coordinator-model which we introduced to executive boad of Helsinki City Library.