Toimittaja-arviointityökalun kehittäminen

Abstract

Tämä kehittämistyö tehtiin Suomessa toimivalle markkinointi- ja sisältöpalveluyritykselle. Yritys on viime vuosina kasvanut nopeasti usean yrityskaupan vuoksi yhdeksi suurimmista alan yrityksistä. Kasvun johdosta hankintatoimen merkitys on korostunut. Hankintoja on aikaisemmin hoidettu hajautetusti monen henkilön toimesta muun työn ohella. Toimittajien lukumäärä on kasvanut yrityskauppojen myötä, minkä vuoksi niiden hallittavuus on heikentynyt. Kehittämistyössä haluttiin saada enemmän tietoa nykyisistä toimittajista ja niiden kyvystä toimia yrityksen asettamien vaatimusten mukaisesti. Tämän työn aikana toimittajien itsearviointi toteutettiin yhdelle hankintakategorialle.

Työn tavoitteena oli luoda yritykselle työkalu toimittaja-arviointien tekemiseen ja seuraamiseen. Kehittämistyön tavoitteena oli lisäksi luoda toimittaja-arviointeja tukeva dokumentaatio, jonka tarkoituksena oli kerätä tietoa koko hankintaorganisaation käyttöön.

Kehittämistyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka tuloksena yritykselle luotiin toimittaja-arviointiprosessi ja toimittajien itsearviointilomake. Itsearviointilomake toteutettiin PSK8404 -standardin mukaisesti. Lomakkeen avulla saatiin tarvittavat tiedot toimittajien suorituskyvystä ja kehityskohteista. Hankintakategorian sisäisiä tuloksia vertailemalla yritys pystyy hahmottamaan toimittajien välisiä vahvuuksia ja luomaan hankintakategoriakohtaisen toimenpidesuunnitelman yhteistyön kehittämiseksi.

Yrityksen hankintatoimen nykytila analysoitiin lomakehaastattelun, Spend-, Abc- ja SWOT- analyysin avulla. Kehittämistyön tuloksena organisaatio sai käyttöönsä toimivan työkalun toimittajien arvioimiseen. Tämän lisäksi laajan nykytila-analyysin seurauksena organisaatio sai käyttöönsä hankintaryhmät ja -kategoriat, mikä on selkeyttänyt merkittävästi kokonaishankintojen seuraamista.

Kehittämistyön tavoitteet saavutettiin. Työn tuloksena hankintojen kokonaisuus onnistuttiin selvittämään ja luomaan käytännöt toimittajien arvioimiseen. Hankintatoimen kehittäminen on kuitenkin vasta alussa. Hankintatoimea tulisi kehittää strategisempaan suuntaan ja panostaa henkilöstön osaamiseen.

This development work was carried out in a marketing and content service company operating in Finland. The company has grown rapidly in the recent years due to several acquisitions, thus becoming one of the largest companies in the industry. As a result of this growth, the importance of procurement has increased. Previously, procurement has been managed on a decentralized basis by many people in addition to their daily tasks. The number of suppliers has increased through acquisitions, which is why their manageability has deteriorated. The aim of the development work was to get more information on the existing suppliers and their responses to the requirements of the company. During this work, the supplier self-assessment was carried out to a single purchasing category. The aim of the thesis was to create a tool for making and monitoring supplier assessments. In addition, the aim of the development work was to create documentation supporting evaluations to gather information for the entire procurement organization.

The development work was carried out as an action study, which resulted in a supplier assessment process and a supplier self-assessment form. The self-assessment form was implemented in accordance with the PSK8404 standard. The form provided the necessary information on the suppliers' performance and development areas. By comparing the internal results of the procurement category, the company was able to perceive the strengths between the suppliers and create a procurement-specific action plan to develop co-operation.

The current state of the company's procurement was analyzed through an interview, Spend, Abc and SWOT analysis. As a result of the development work, the organization gained an effective tool for evaluating the suppliers. In addition to this, as a result of the wide current state analysis, the organization gained access to the purchasing groups and categories, which has made significant clarification for tracking the overall purchases.

The goals of the development work were achieved. As a result of the work, the corporate’s purchases were successfully investigated and the necessary practices to evaluate the suppliers created. However, the development of procurement is only beginning. The procurement should be developed to a more strategic direction and investments made in personnel competence.