Tarjousprosessin kehittäminen laskentatyökalun avulla : Varkautelainen pk-yritys

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää varkautelaisen automaatioalan yrityksen tarjousprosessia. Tarjousprosessi koettiin aikaavieväksi ja laskijaa liikaa työllistäväksi. Tarjousprosessiin tutustuttiin yhdessä yrityksen kanssa ja ongelmakohdat selvitettiin. Ratkaisuna laadittiin laskentapohja, joka automatisoi tarjouslaskennassa toistuvat kustannuslaskelmat.

Tutkimuksen sisältö jakautuu kahteen osaan: teoriaosassa käsitellään tarjousta ja tarjoussuunnittelua sekä kustannusten hinnoittelua. Kehittämisosassa tutustutaan yrityksen tarjousprosessiin ja esitellään yritykselle tehty laskentapohja.

Laskentapohja toteutettiin Excel-taulukkolaskentaohjelmalla. Laskentapohja mahdollistaa tarjouksen myyntihinnan laskemisen lähtötietojen avulla. Tarjouksen myyntihintaa on helppo muotoilla laskentakaavojen ansiosta ja samalla myös laskentavirheiden määrä vähenee. Tarjouksen tiedot on jaettu laskentataulukoihin ja laskentapohja on helppo käyttää. Laskentataulukot on suojattu laskentapohjan toiminnan varmistamiseksi.

Opinnäytetyö osoittaa, kuinka tarjouslaskentaa voidaan tehostaa sähköisesti ilman hintavia tarjouslaskentaohjelmia. Laskentapohjan tekeminen on saanut yrityksen suunnittelijat tutustumaan projekteihin myös tarjouksen näkökulmasta.

The purpose of the thesis was to improve the offering process of an automation company in the city of Varkaus. Offering process was seen as a time-consuming task and employed too much time from its compiler. Offering process was clarified together with the company and problem areas were defined. As a solution calculation tool was drawn up to automate repeating calculation of costs in the offering process.

The content of the thesis is divided into two parts: the theory section is about the offer, offer design and calculation of costs. The development section is about the company's offering process and the introduction to the calculation tool.

Calculation tool was made with the Excel spreadsheet program. Calculation tool uses the basic information to calculate offers sales price. Offer's sales price will be easy to change because of calculation formulas. Miscalculations will be reducing at the same time. Offer's information will be divided into worksheets and calculation tool will be easy to use. Worksheets are protected for ensuring the functionality of the calculation tool.

The thesis shows how the offering process can be enhanced electronically without costly offer calculation programs. Compiling the calculation tool also makes designers familiarise themselves with the project from the offer's perspective.