Uuden ajoneuvon varusteluprosessi

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Bilia Oy Ab:n toimeksiannosta. Työn tarkoituksena on tutkia ja kuvailla vanha varusteluprosessi ja selvittää uuden varustelujärjestelmän prosessimuutoksen hyödyt ja haitat eri osastojen näkökulmasta. Toisena tavoitteena on tutkia, miten ajoneuvojen saapumista jälleenmyyjälle voidaan ennakoida ja tilata tarvittavat varaosat ajoissa. Havaintojen avulla on tarkoitus laatia kehitysehdotukset, joilla varusteluprosessia voidaan parantaa.

Vuodesta 2001 lähtien uusien ajoneuvojen varusteluun on käytetty IBM Notes -työryhmäohjelmistoa. Notesin varustelujärjestelmä on tullut elinkaarensa loppuun, ja tämän vuoksi Bilialle on kehitetty uusi Solteq AS -varustelujärjestelmä. Uudella varustelujärjestelmällä pyritään korjaamaan vanhan järjestelmän puutteet, automatisoimaan prosessia ja vähentämään osastojen rutiinitehtäviä.

Varusteluprosessia tutkittiin eri osastojen henkilökunnalle suoritetulla kyselyllä. Kyselyyn osallistui varustelun työnjohto, autotoimiston sihteeri, ajoneuvomyyjät, varaosamyyjä ja mekaanikot. Kirjallisen kyselyn ohella eri osastoilta kyseltiin prosessiin liittyvistä aiheista suullisesti. Järjestelmä otettiin käyttöön vaiheittain: ensin sisäisiin kauppoihin, minkä jälkeen toimintaa laajennettiin asiakastilauksiin toimipisteittäin.

Vanhan järjestelmän toimintatapa saatiin kuvattua ja uuden järjestelmän prosessimuutoksesta oli hyötyä eri osastoille. Osastojen rutiinityömäärä vähentyi uuden varustelujärjestelmän ansiosta. Ajoneuvojen saapumisen tutkiminen jäi suppeaksi, koska tiedot saadaan luotettavasti vain yhden järjestelmän (Vistan) kautta.

This Bachelor´s thesis was commissioned by Bilia Oy Ab (later Bilia). The aim of this thesis was to describe the process of equipping a vehicle with an old IBM Notes -based equipping management software system and to research the benefits and disadvantages of the new Solteq AS -based management software at the different departments of Bilia. Another aim was to investigate how one can predict the arrival of vehicles and order the necessary parts, so that the vehicles can be equipped as soon as possible. Suggestions how to im-prove the equipping process were created based on the observations.

IBM Notes was used from 2001 to manage new car equipping. The Notes based equipping workflow reached the end of its lifecycle, and therefore, new equipping software was cre-ated for Bilia by Solteq. Its purpose is to correct the imperfections of the old Notes-based software and decrease routine work by automatizing the equipping process.

The equipping process was analyzed with surveys which included different departments of Bilia. In addition to the surveys, employees working in various departments were inter-viewed about the process verbally. The Solteq AS-based management system was imple-mented in stages, initially for internal orders, after which sales of the system were expand-ed to customer orders.

The old equipping process was described, and the new equipping process was found to be useful for different departments. The e new equipment system seemed to help to decrease routine workload. Investigating the arrival of the vehicles was brief, as the data is reliably obtained through one system (Vista) only.