Essi-Allianssin uusi henkilötietolomake : Kehittäminen ja käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoituksena oli kehittää ja ottaa käyttöön Essi-Allianssille uusi sähköinen asiakastietoja sisältävä henkilötietolomake DomaCare-toiminnanohjausjärjestelmässä. Essi-Allianssi on Espoossa toimiva yhteistyömalli, joka tarjoaa espoolaisille sosiaali- ja terveystoimen asiakkaille kotiin vietäviä tukipalveluita. Opinnäytetyöhöni sisältyvän kehittämistyön tavoitteena oli myös parantaa Essi-Allianssin palvelun laatua, sekä sitouttaa allianssin työntekijät henkilötietolomakkeen käyttöönottoon. Lisäksi tavoitteena oli tuottaa tietoa Espoon sosiaali- ja terveystoimen SAP-työryhmiltä allianssille tulleiden palvelupyyntöjen sisällön käytettävyydestä suhteessa henkilötietolomakkeeseen.

Lähtökohtana opinnäytetyölleni oli tarve uudistaa DomaCare-järjestelmässä käytössä ollut perustietolomake, joka ei vastannut Essi-Allianssin tarpeisiin. Kyseessä on monimuotoinen opinnäytetyö, jossa käytin teoreettisia lähtökohtia hyväkseni käytännön kehittämistyössä. Suunnittelin henkilötietolomaketta yhdessä allianssipäällikön ja työntekijöiden kanssa yhteiskehittämisen avulla. Opinnäytetyössäni käytin menetelminä asiantuntijahaastattelua, sisällön analyysiä (koskien palvelupyyntöjä), sekä yhteiskehittämistä.

Opinnäytetyöni tuotoksena syntyi uuden henkilötietolomakkeen Word-pohjainen malli. Henkilötietolomakkeen käyttöönotto on viivästynyt, joten allianssin työntekijät arvioivat henkilötietolomakkeen sisältöä ja käytettävyyttä henkilötietolomakkeen mallin pohjalta. Saadun palautteen avulla henkilötietolomaketta on mahdollista edelleen kehittää paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi. Uusi henkilötietolomake on suunniteltu vastaamaan paremmin lomakkeen käyttäjien, allianssin organisaatioiden johdon, asiakkaiden, eri verkostojen ja palvelun tilaajan (Espoon kaupunki) erilaisiin tarpeisiin.

Henkilötietolomakkeen suunnittelussa on huomioitu tarve kirjata palvelupyynnöissä olevaa asiakastietoa lomakkeelle, lomakkeen ajantasaisuus, sekä tietojen hyödyntäminen asiakastyön ja johtamisen näkökulmasta. Lomaketta on suunniteltu huomioiden Essi-Allianssin palveluiden ja DomaCare-järjestelmän kokonaisvaltainen kehittäminen. Jatkossa allianssin palveluiden ja järjestelmän kehittämiseen olisi tarpeellista saada vahvemmin mukaan myös asiakkaiden näkökulmaa ottamalla heidät mukaan kehittämistyöhön. Lisäksi allianssin työntekijöitä tulisi perehdyttää siihen, miten lainsäädäntö koskien asiakkaiden tietosuojaa ohjaa henkilötietolomakkeen käyttöä.

The main purpose of my thesis was to create and to take in a practice for Essi-Alliance of an new, electric personal data form including customer information. Essi-Alliance offers home based social services for the customers living in the City of Espoo. The aim was to upgrade the quality of the alliance’s services by creating the new personal data form, and to commit the alliance’s personnel for the implementation of the new form. The aim was also to produce information concerning the usability of the service requests (sent by the Social- and Health Services in the City of Espoo) over the personal data form.

The need and request for this thesis is based on the fact that the previous personal data form in the DomaCare practice management system was not adequate for the use of Essi-Alliance. The new personal data form was planned and revised in cooperation with the alliance. This thesis is conducted as a multiform work combining the theory with practice. The methods used in my thesis was conducting an interview, a content analysis concerning the service requests, and using collective planning and evaluation in the alliance’s work team.

The outcome of this thesis is a model of an new, electric personal data form for the Essi-Alliance, which was introduced and evaluated by the personnel. This evaluation supports the further development of the form by giving more understanding of the needs of the users. The new personal data form is developed to fulfill the different needs of the users, organizations within Essi-Alliance, customers, different networks and of the buyer of the services (the City of Espoo).

In the developing process the possibility to use information from the service requests to be filled in to the personal data form was emphasized, as well as keeping the form up-to-date. Also, the utilization of the information was emphasized during the planning process. The form is developed considering the overall services of the alliance and of the practice management system as a whole. In the future, the aspects of the clients should be taken more into consideration by involving also clients to take part in the developing and evaluating the practices. The alliance’s work team should also get more information how to follow in practice the laws considering the privacy protection of the clients.