Ostoreskontran käyttöönotto uudessa kirjanpito-ohjelmassa

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona oululaiselle tilitoimistolle. Tilitoimisto on keskisuuri ja työllistää noin 20 henkilöä. Tilitoimistolla tällä hetkellä käytössä olevan ohjelman päivitykset loppuvat, joten vanhan ohjelman tilalle otetaan kaksi uutta ohjelmaa: Visma Fivaldi ja Netvisor. Opinnäytetyössä keskitytään Visman Fivaldiin, sillä se tulee olemaan pääohjelma, jota käytetään suurimmassa osassa yrityksiä.

Työn tavoitteena oli laatia kuvallinen käyttöopas uuden kirjanpito-ohjelman ostoreskontran käyttöön. Nykyistä ostolaskuprosessia oli tarkoitus kehittää automaattisemmaksi ja nykyaikaisemmaksi, jotta aikaa ostoreskontran tekemiseen menisi vähemmän ja jotta prosessi olisi mahdollisimman tehokas.

Opinnäytetyön teoriaosa koostuu eri lakien ja asetusten kirjanpidolle asettamien vaatimuksien, ostoreskontran sekä nykyisen ostoreskontraprosessin kuvaamisesta. Lähteet ovat kirjoja, artikkeleita ja erilaisia verkkojulkaisuja taloushallintoalan ammattilaisilta. Kirjat ovat vanhempia kuin ajantasaisimmat lähteet, jotka ovat e-kirjoja ja verkkojulkaisuja alan lehdissä. Lähteenä on käytetty Visman omaa materiaalia uuden ohjelmiston kuvaamiseen.

Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus. Toimeksiantajayrityksen eniten ostoreskontraa tekeville työntekijöille teetettiin kysely, jonka avulla määriteltiin Fivaldi-oppaan sisältö. Kysely oli avoin, joten vastaajat vastasivat kysymyksiin siten kuin halusivat. Tavoitteena oli saada kattavat ja asiantuntevat vastaukset. Kyselyn vastausten perusteella saatiin kattava suunnitelma siitä, mitä aihealueita oppaan pitäisi sisältää. Niiden perusteella alettiin laatia opasta, jossa olisi vähintään toivotut tiedot.

Opinnäytetyön tavoitteisiin päästiin. Oppaasta saatiin kattava, johdonmukainen ja toimiva. Opasta voi hyödyntää ohjelman käytössä ja käytön opettelussa ja uusien työntekijöiden perehdytyksessä ohjelman ostoreskontraosuuden pariin. Ohjelmasta löytyi prosessia nopeuttavia ominaisuuksia. Myös prosessin automatisoinnissa onnistuttiin, kun uuden ohjelman toimintoja otettiin käyttöön.

This thesis was prepared as an assignment for an accounting office located in Oulu. The accounting office is medium-sized, and it employs approximately 20 people. Updates of the current software application at the accounting office will be completed soon, so the old application will be replaced with two new applications: Visma Fivaldi and Netvisor. This thesis will focus on Visma Fivaldi, because it will be the main software application which will be used with most of the client companies.

The purpose of this thesis was to create a pictorial user guide for the use of the accounts payable in the new accounting software Fivaldi. The current accounts payable process is inefficient and for that reason it will be developed to be more automatic and more modern in order to reduce the amount of time it takes to process invoices. The aim is also to make the process as efficient as possible.

The theoretical background of this thesis is based on requirements set by different laws and regulations for accounting purposes, general description of accounts payable and definition of the current process of accounts payable. The sources include books, articles, and various online publications by financial management professionals. Books are older than most of the main e-books and other online publications which were used as sources. In addition, Visma's own material has been used to describe the new software application.

The research approach was qualitative research. Employees with most experience on accounts payable were interviewed with the help of an inquiry to determine the contents of the Fivaldi guide. The inquiry had open-ended questions, so the respondents answered the questions as they wished. Aim of the inquiry was to get comprehensive and proficient answers. With the help of the answers the content of Fivaldi guide were determined. By using the answers, it was made sure that the Fivaldi guide includes at least the themes that the respondents hoped for.

As a result, the guide is comprehensive, logical and operational. It can be utilized to learn how to use the new software application and it can be also used to in the induction of new employees to the accounts payable of the accounting software. Automatization of the accounts payable process was successful and proceeded as planned. By taking new features of the software in use, the process became more automatic and it is now more efficient.