Kaupungin hankintaprosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia ja parantaa kaupungin hankintaprosessia hankintatoimen nykytila-analyysin kautta. Tavoitteena oli saada kokonaiskuva kaupungin hankinnoista, luoda parempi käytännön ohjeistus hankinnalle ja saada sopimushallintajärjestelmä hankintasopimusten osalta tehokkaammin käyttöön.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena. Kehitystyö aloitettiin analysoimalla hankintojen nykytila, johon osallistuivat hankintapalvelutiimin jäsenet. Työkaluina käytettiin SWOT-analyysia,Spend-analyysia ja Kraljicin portfoliota. Lisäksi kehitystyön aikana hyödynnettiin benchmarking -menetelmää ja Lean –virtaviivaisuusopin periaatteita.

Analyysien perusteella voidaan todeta, että hankintojen ohjeistusta ja hankintasopimusten hallintaa tulee parantaa hankintojen kokonaiskuvan selvittämisen parantamiseksi. Kehitystyössä parannettiin kaupungin hankintojen ohjeistusta ja laadittiin kaupungin sisäinen hankintaohje hankintojen toteuttamiselle. Lisäksi laadittiin sisäinen ohje sopimushallintajärjestelmän käyttämiselle ja saatiin sopimushallintajärjestelmän käyttöä koskevat ongelmakohdat hankintasopimusten osalta poistettua siltä osin, että järjestelmän laajempi käyttö on mahdollista.

Kehitystyön teoreettinen viitekehys koostui pääasiassa hankintojen johtamista, julkisia hankintoja ja sopimusten tekoa käsittelevästä kirjallisuudesta. Laaditut ohjeet ja hankintasopimusmallit nojaavat tämän opinnäytetyön teoreettiseen viitekehykseen.

Kehittämistyön tavoitteet saavutettiin hyvin. Kehitystyön tuloksena kirkastui kaupungin hankintojen nykytila ja myös tulevaisuuden tavoitteet hankintojen parantamiseksi. Laaditut, kaupungin sisäinen hankintaohje ja sopimushallintaohje, selkeyttävät hankintojen tekemistä, ohjaamista ja seurantaa.

The purpose of this thesis was to study and improve the city's procurement process through analyzing the current status of the process. The aim was to get an overall picture of the city's procurement, to create better practical guidance for purchasing and to make the contract management system more effective.

The study was carried out as an action research. The development work was started by analyzing the current state of procurement involving the members of the Procurement Team. The tools used were SWOT analysis, Spend analysis and Kraljic portfolio. In addition, during the development work benchmarking and the principles of Lean flow trials were used.

Based on the analyses, the procurement guidance and the management of procurement contracts needed to be improved in order to sort out the overall picture of purchases. In the development work, the guidelines for the procurement process were improved and a city procurement manual was drawn up for procurement implementation. In addition, internal instructions for using the contract management system were drawn up and the problem areas for the use of the contract management system were eliminated for the procurement contracts as far as the wider use of the system is possible.

The theoretical framework for the development work consisted mainly of procurement management, public procurement and contractual literature. The written guidelines and the procurement contract models rely on the theoretical framework.

The goals of the development work were achieved. As a result of the development work, the current state of the city's acquisitions and the future goals of improving procurement were clarified. The prepared internal procurement instructions and contract management instructions clarify procurement, guidance, and follow-up.