Vastaanottoprosessin kehittäminen erikoissairaanhoidon lastenpoliklinikalla

Abstract

Lasten ja nuorten sairauksien tulosyksikkö on osa HUSia. Tulosyksikön tavoitteena on tarjota asiakkailleen laadukasta, tehokasta ja oikea-aikaista hoitoa sen jokaisessa toimintayksikössä. Toimintayksiköt ovat jakaantuneet alueellisesti seitsemään eri yksikköön pääkaupunkiseudulla. Opinnäytetyön kohteena oli yksi näistä yksiköistä. Tarkoituksena oli luoda kohdepoliklinikalle uusi toimintamalli, jossa sairaanhoitajan vastuuta vastaanottoprosessin eri vaiheissa tarkennettiin ja jaettiin muille ammattiryhmille.

Kehittämistyön taustalle haastateltiin sähköistä lomaketta apuna käyttäen sairaanhoitopiirin muita vastaavanlaisia yksiköitä (n=5). Kyselyn tarkoituksena oli kartoittaa käytössä oleva toimintamallit näissä yksiköissä, jotta voitaisiin luoda yhtenevä toimintamalli myös kohdepoliklinikalle. Kohdepoliklinikan sairaanhoitajat vastasivat toiseen kyselyyn, jolla kartoitettiin heidän kokemuksiaan muutostarpeista (n=3).

Uuden toimintamallin kehittäminen aloitettiin jakamalla vastaanottoprosessi potilashoidon perusteella kolmeen osa-alueeseen, minkä jälkeen kartoitettiin sairaanhoitajan vastuu näissä vaiheissa. Aiemmasta toimintamallista lähdettiin siirtämään puhdas toimistotyö osastosihteereille ja tarkennettiin sairaanhoitajan vastuuta. Sairaanhoitajat osallistuivat mallin kehittämiseen kommentoimalla omia mielipiteitään yhteiseen sähköiseen muistioon.

Uutta toimintamallia kokeiltiin kuukauden verran. Suurimmat muutokset olivat vastuuhoitajamallin käyttöönotto, ei-paikallaolevien potilaiden (hoitopuhelut, hoitokirjeet) jatkosuunnitelman toteutuksen siirtäminen sihteerille sekä sihteerin sijoittuminen ilmoittautumiseen. Kokeilun jälkeen teetettiin uusi kysely, jossa kartoitettiin sairaanhoitajien (n=4) mielipiteitä kokeilussa olleesta toimintamallista. Edellä mainitut muutokset koettiin hyviksi ja ne päätettiin jättää käytäntöön. Sairaanhoitajien mukaan uusi työnjako loi päivään rytmiä ja antoi enemmän aikaa varsinaiseen hoitotyöhön. Lyhyellä kokeiluvälillä ei vielä saatu selville onko uudella toimintamallilla vaikutusta esimerkiksi itsenäisten hoitajakäyntien määrään.

Työn toteutuksessa käytetiin hyväksi lean-ajattelumallia. Itse kehittämisprosessi mukaili yhtä Demingin ympyrän kierrosta (PDSA).

The Center for Children and Adolescent is a part of HUS. The goal of this center is to provide high-quality, efficient and right-timed care for its customers in every unit. The division is divided into seven different units in the metropolitan area. The subject of this thesis was one of these units. The aim was to create a new operating model for one of the outpatient clinics. In the new model the nurses responsibility at the various phases of the reception process was clarified and shared with other occupational groups if necessary.

For the background of the development work the other similar units in the nursing area (n=5) was interviewed using an electronic form. The purpose of these questions was to identify the operating models in use at these other units. These answers were used as guidelines to create a coherent approach to the outpatient clinic in task. The nurses of the clinic in task responded to another questionnaire that surveyed their experiences of what was needed to be changed in process (n=3).

The reception process was divided into three phases. After this the nurse´s responsibility at these stages was surveyed using the knowledge get from the other units. In the new model it was decided to move office work to the secretaries and clarify the nurse´s responsibility. Nurses participated for the development by commenting their own opinions on a common electronic memo (OneNote).

The new operating model was tested for one month. The biggest changes were the use of staff nurse and transferring the implementation of a follow-up plan for non-attending patients (care calls, care letters) to the secretary. It was also decided that person in the registration desk will in the future be secretary. After the experiment, a new survey was carried out to get opinion of the nurses (n=4) experiment about the new operating model. The changes mentioned above were considered to be functional and they were decided to be put into practice. According to nurses, the new division of labor helped to clarify the day and gave more time to concentrate to the nursing. Because of the short trial period, it was not yet clear whether the new approach would have an impact on, for example, the number of independent appointments of the nurses.

The work was implemented using lean-thinking model as a guideline. The development process itself aligned one of the Deming Circuit Rounds (PDSAs).