Hankintaprosessin kehittäminen sairaalatoiminnalle kriittisissä hankinnoissa

Abstract

Opinnäytetyöni tilaajana oli HUS-Kuntakonsernin hankintayksikkö HUS-Kiinteistöt Oy. Sen vastuulla ovat rakentamispalvelut ja kiinteistöjen ylläpitopalvelut. Yhtiön keskeisenä arvona on häiriötön sairaalatoiminta, johon liittyy riskien hallinta. Opinnäytetyöni liittyy HUS-Kuntakonsernin hankintastrategian hankintojen jaottelun vaativimpaan kategoriaan pullonkaulatuotteiden ja – palveluiden hankintaprosessin kehittämiseen. Pullonkaulatuotteiden ja – palveluiden puuttuminen katsotaan sairaalatoiminnan kannalta sietämättömäksi riskiksi. Tutkimukseni tavoitteena oli tunnistaa sairaalatoiminnan kannalta kriittiset tuotteet ja palvelu sekä kehittää yhtiön hankintaprosessia.

Tutkimukseni suoritin toimintatutkimuksena, jossa tutkija osallistuu toimintaan ja pyrkii kehittämään organisaatiota. Tutkimusmenetelmänä käytin kvalitatiivista tutkimusta, jossa nykytilaa kartoitettiin puolistrukturoiduilla ryhmähaastatteluilla, joissa kysymykset liittyivät valittuun aiheeseen. Nykytila-analyysin perusteella muodostin tutkimuskysymykset, joiden muodostaminen perustui ryhmähaastatteluissa esille tulleisiin näkökohtiin ja omaan empiiriseen kokemukseeni.

Tutkimuskysymys, miten hankitaan sairaalatoiminnalle kriittiset tuotteet ja palvelut, sisältää useita huomioon otettavia seikkoja. Tällaisia ovat HUS-Kuntakonsernin hankintastrategia, hankintapolitiikka, hankinnalle asetettavat tavoitteet, hankinnan suunnittelun, yhteistyö hankinnoissa, sekä mitkä hankinnat katsotaan kriittisiksi ja millainen hankintaprosessi on.

Ratkaisuehdotuksessani olen tuonut esille näkökulmia, mitä sairaalatoiminnalle kriittisten tuotteiden ja palveluiden hankinnassa tulisi ottaa huomioon sekä millainen yhtiön hankintapolitiikan tulisi olla, minkälaisella menettelyllä sairaalatoiminnalle kriittiset tuotteet ja palvelut tulisi hankkia sekä esityksen hankintaprosessista.

Hankintaprosessin toimivuutta varmensin tekemällä siirtolaitteiden huoltojen ja erilliskorjausten hankinnan. Siinä tavoitteena oli hissien käytettävyys 99,7 % kokonaisajasta. Hankintamenettelynä käytin kilpailullista neuvottelumenettelyä hankinnan sisältäessä innovatiivisia ratkaisuita, kuten neuroverkkopohjainen oppiva koneäly hissien vikadiagnostiikassa.

This Master’s thesis was commissioned by HUS-Kiinteistöt Oy, facility management and services company owned by the Hospital District of Helsinki and Uusimaa. The procurement unit is responsible for construction services and building management services. One of the company´s core values is that hospital operations are trouble-free and this includes risk management. This thesis is related to the most demanding category of the procurement strategy within the Hospital District of Helsinki and Uusimaa, which is improving the procurement of bottleneck products and services. The purpose of the research was to identify critical products and services in the field of hospital operations and to develop the company's procurement processes.

The research was carried out as an action research. The data was compiled applying qualitative methods. To analyse the current state of affairs, semi-structured interviews were carried out. The research questions were developed during the research process, based on the outcome of the interviews describing the current state of affairs and the author’s empirical experience. The research focused on purchasinge critical products and services for the hospital operations. This includes a number of issues to be considered, such as procurement policy, the objectives to be set for procurements, planning the procurement, cooperation in procurement, and in addition which procurements are considered as critical and what kind of process the procurement will be.

The proposal for a solution generated in the research process highlighted the points of view that should be considered in the procurement of critical products and services and describes the vision of the company's procurement policy as well as the kind of procedure that should be adapted in the procurement process for purchasing products and services. The procurement process was also outlined in the thesis. The functionality of the procurement process was verified and elaborated, by purchasing transmission equipment plus repairing services. The goal was to reach an uninterrupted usability of the hospital lifts. 99,7 % of the total time in use. The procurement procedure used was a competitive negotiation procedure. The delivery included innovative solutions, such as fault diagnostics of lifts that are based on neural network learning machine intelligence.