Näkökulmia ohjelmistorobotiikan julkiseen hankintaan : Tarjouspyynnön osa-alueet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tiedon tuottaminen ohjelmistorobotiikasta (RPA), sen julkisista hankinnoista ja erityisesti niistä osa-alueista, jotka julkisen hankintayksikön olisi hyvä huomioida hankintaprosessin alkuvaiheessa tarjouspyyntöä laatiessaan. Työssä nostettiin esiin julkisten hankintojen kehityskohteita ja peilattiin ns. parhaita käytäntöjä, erityisesti markkinakartoitusta ja -vuoropuhelua. Kehittämistyön tavoitteena oli teoreettiseen viitekehykseen nojautuen löytää Digital Workforcen julkisten ja terveydenhuollon asiakkaista vastaavan tiimin kanssa ratkaisu julkisten hankintayksiköiden tiedontarpeeseen vastaamiseksi. Tiimin mukaan virallinen vuoropuhelu oli vähäistä ja julkisten hankintayksiköiden tiedon tarpeet näkyivät mm. tarjouspyynnöissä. Koska hankinnan kohde oli määriteltävä pääsääntöisesti jo tarjouspyyntövaiheessa, ennakollisen valmistelun merkitys korostui.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena ja siinä käytettiin erityisesti laadullisia tutkimusmenetelmiä. Työ aloitettiin nykytila-analyysilla, jossa hyödynnettiin laajasti ohjelmistorobotiikkaa koskevaa materiaalia, vuoden 2017 tarjouspyyntöjä sekä asiantuntijahaastatteluja eri muodoissaan. Analyysimenetelminä käytettiin PEST-analyysiä, prosessianalyysiä ja tarjouspyyntöjen osalta dokumenttianalyysiä. Valittu parannus toteutettiin PDSA-sykliä noudattaen. Tiedonkeruussa hyödynnettiin haastattelujen lisäksi lyhyitä kyselyjä.

Ratkaisuksi muotoutui julkisten hankintayksiköiden käyttöön laadittu tarkastuslista. Listaan ryhmiteltiin ohjelmistorobotiikkahankinnan osa-alueita ja näkökulmia, joita julkisen hankintayksikön olisi hyvä harkita RPA-hankintaa suunnitellessaan ja valmistellessaan. Osana työn mittarointia suoritettiin kyselyt tarkastuslistan hyödyllisyydestä niin ohjelmistorobotiikkaa vuonna 2017 ostaneille hankintayksiköille kuin Digital Workforcen tiimille.

Työssä korostui tiedon sekä etupainotteisen suunnittelun ja valmistelun merkitys. Sääntely- ja kilpailutuskeskeinen lähestymistapa sekä hankintalain periaatteet tekivät julkisesta hankintaprosessista helposti muodollisen ja rajoittivat vuoropuhelua. Nämä julkisen hankinnan haasteet näyttäytyvät erityisesti ohjelmistorobotiikan kaltaisissa hankinnoissa, koska ratkaisuista oli vielä rajallisesti kokemusta. Siksi tiedon tuottaminen oli tärkeää. Myös hankintayksiköiden mahdollisuutta keskinäiseen vuoropuheluun haluttiin korostaa ja tukea. Lopulta tämä kaikki palveli myös Digital Workforcen kaltaisen, start up -vaiheessa olevan, tarjoajan työtä ja menestystä julkisissa kilpailutuksissa.

The purpose of this Master´s thesis was to provide information on robotic process automation (RPA), its public procurement and the areas that the public procurement entity should consider right in the beginning of the procurement process when making a call for tender. The thesis highlighted the development areas of public procurement, reflecting the so-called best practices and market dialogue in particular. The objective was to find, based on the theoretical framework, in co-operation with Digital Workforce Public and Healthcare Team, a solution to satisfy the information needs of public procurement entities. According to the team, there was only little official dialogue with the supplier market and the need of information of the public procurement entities was visible in the calls for tenders. As the subject of the acquisition must be defined at an early stage, the importance of preliminary preparation was vital.

The thesis was conducted by using action research and qualitative research methods. The work was started with the current state-analysis that utilized widely RPA material, 2017 call for tender -material and expert interviews in its various forms. The analytical methods used were PEST-analysis, process analysis, and document analysis. The selected improvement was implemented in accordance with the PDSA cycle. In addition to the interviews, short surveys were used to collect data.

The improvement was produced in the form of a checklist. The list highlighted the areas and perspectives that the public procurement entity should consider when designing and preparing the acquisition of RPA. To measure the work done, surveys of the usefulness of the checklist were made for both the purchasing entities that purchased RPA in 2017 and for the Digital Workforce team.

The research emphasizes the importance of knowledge and early stage planning and preparation. The regulatory approach emphasizing the bidding stage and the principles of the Procurement Act made the process formal and limited the dialogue at times. These public procurement challenges were particularly apparent in areas such as robotic process automation, with limited experience yet. Therefore, production of information was considered important. The possibility of public entities to mutually share information and experiences was also desirable and supported. Finally, all this served the work and success of the start-up supplier Digital Workforce.