Suunnitelma ostoreskontran sähköistämiseksi

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii suomalainen tukkuyritys, Babyidea Oy. Yritys on erikoistunut lastenvaatteiden maahantuontiin, mutta myy myös äitiystuotteita. Osan tuotteista yritys valmistaa omalla tehtaallaan Kiinassa. Yritys työllistää alle 10 työntekijää, joten se luokitellaan mikroyritykseksi. Ostoreskontra Babyidealla hoidetaan yhteistyössä yrityksen tilitoimiston kanssa.

Opinnäytetyön tavoitteena on tehdä Babyidealle mahdollisimman toimiva suunnitelma ostoreskontran sähköistämiseksi. Suunnitelmassa tarkoitus tuoda esille mahdolliset haasteet ja ongelmakohdat, joita prosessissa saattaa esiintyä, sekä tutkia sitä, mikä markkinoilla olevista ostoreskontrajärjestelmistä vastaisi parhaiten Babyidean tarpeisiin. Suunnitelman tarkoituksena on myös miettiä, millä tavoin toimittajia kannattaa uudesta laskutustavasta informoida, sekä pohtia sitä, miten uusi järjestelmä kannattaa työntekijöille opettaa.

Työn teoriataustassa käsitellään vientiä ja tuontia kohdeyrityksen näkökulmasta. Teoriataustassa syvennytään myös sähköisen taloushallinnon kannattavuuteen, mutta toisaalta myös sen riskeihin. Ostoreskontran toimintaa on käsitelty teoriataustassa melko perusteellisesti, jotta sähköisen ostoreskontran toiminnot olisi helpompi ymmärtää. Teoriataustassa perehdytään myös taloushallinnon sähköistämisen prosessiin, jonka avulla pyritään rakentamaan teoriatausta kohdeyrityksen ostoreskontran sähköistämiseksi.

Opinnäytetyön tyyppi on kehittämishanke, ja sen tavoitteena on kehittää uusi tapa toimia. Tässä työssä uusi tapa toimia koskee nimenomaan yrityksen ostoreskontraa ja sen toiminnan tehostamista. Työssä on pyritty antamaan lukijalle kokonaisvaltainen kuva sekä ostoreskontran toiminnasta että sähköisestä taloushallinnosta.

Jatkotoimenpiteinä tarkastellaan, miten sähköistetyn ostoreskontran saisi yhdistettyä yrityksen muihin kehitysmahdollisuuksiin. Myös uuteen ostoreskontrajärjestelmään olisi yrityksessä tärkeää perehtyä hyvin, jotta järjestelmän osaaminen ei jää pintapuoleiseksi. Mikäli uusi järjestelmä aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä, on syytä miettiä, miten toimintatapoja voitaisiin kehittää.

The thesis was commissioned by a Finnish wholesale company, Babyidea Oy. The company specializes in importing children’s clothing, but it also sells maternity garments. A part of the company’s products are produced in the company’s own factory in China. Babyidea currently employs under 10 employees so it is classified as a micro company.

The goal of this thesis is to make a working plan for the electrification of accounts payable. The intention of the thesis is to bring up possible obstacles in the process of the electrification and to explore the accounts payable systems that are in the market.

The theoretical part of the thesis explores importing and exporting. In the theoretical part there is also information about electrification of financial management and the pros and cons of it. The working of accounts payable is also explained thoroughly in the theoretical part.

The type of the thesis is development project, so the goal is to develop a new way of operating. In this particular thesis the new way of operating concerns especially account payables and the ways to improve it. The thesis attempts to give the reader a comprehensive picture of account payables and electronic accounting.

The thesis also reviews how Babyidea could compound the electric account payables to other improvements that are planned in the company. If the new system is not working the way it was planned, and it causes more damage than benefit, there is a reason to review the reasons behind it.