Budjetoinnin kehittäminen - case Karjalan lennosto

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe on budjetointi. Tutkimuksessa tarkastellaan Karjalan lennoston budjetointiprosessia. Lennosto on puolustusvoimien hallintoyksikkö ja osa valtionhallintoa. Puolustusvoimissa budjetointia kutsutaan toiminnan ja resurssien suunnitteluksi sekä seurannaksi.

Tutkimuksen tavoitteena on toiminnan ja resurssien suunnittelun sekä seurannan prosessin laadun parantaminen. Tapaustutkimukselle tyypillisesti aihe rajattiin koskemaan vain yhtä tapausta eli Karjalan lennostoa. Tutkimusaineis-toa kerättiin kirjallisuustutkimuksella, teemahaastatteluilla sekä havainnoimalla. Tietoperustana ovat budjetoinnin perusmääritelmät sekä puolustusvoimien oma ohjeistus. Työssä kuvataan lennoston budjetoinnin prosessi ja siihen liittyvät toimintatavat, tuotteet ja tekijät sekä heidän vastuunsa. Laatuun vaikuttavia kehittämiskohteita tunnistettiin teemahaastatteluiden ja havaintojen perusteella.

Puolustusvoimille on ominaista voimakas toiminnan ohjaaminen ohjeilla, käskyillä ja määräyksillä. Taloushallinnon ja suunnittelun tietojärjestelmät ja toimintatavat ovat yhteneväisiä kaikissa puolustusvoimien joukko-osastoissa. Yksittäinen joukko-osasto ei voi itsenäisesti lähteä uudistamaan puolustusvoimien yhteisiä järjestelmiä ja prosesseja, joten kehittämisen tulee kohdistua joukko-osaston sisäiseen toimintaan.

Palvelukeskusmallin käyttöönoton ja taloushallinnon sähköistymisen myötä talouden ja suunnittelun toimintatavat ja vastuut ovat muuttuneet. Talouden tehtävissä työskentelevän siviilihenkilöstön tehtävänkuvat ovat muutosten myötä vaihtuneet rutiinitehtävien suorittamisesta ohjaaviksi asiantuntijarooleiksi. Prosessiin liittyvä erityispiirre on upseereiden nopea urakierto. Sen vuoksi tehtävänhoitajat voivat vaihtua jopa kahden vuoden välein. Prosessin laatua voidaan parantaa vahvistamalla kaikkien prosessiin osallistuvien talouden perusosaamista sekä varmistamalla, että prosessin toimintatavat ja tarkoitus on ymmärretty. Lisäksi uusien tehtävänhoitajien perehdyttäminen tulee olla suunnitelmallista ja tasalaatuista.

The research explores the budgeting process of Karelian Air Command. Karelian Air Command is an administrative unit of the Finnish Defence Forces and part of the state government. In public administration budgeting is called planning and control of operations and resources.

The aim of this final thesis was to improve the quality of planning and control of operations and resources process at Karelian Air Command. Typically a case study focuses exclusively on a single case. The research data was compiled from literary research, theme interviews and observations. The theoretical framework covers the basic definitions of budgeting together with organizational regulations of the topic. The research describes procedures, products and entrusted operators involved in the budgeting process of the case organization. The submitted development initiatives concerning quality issues are based on theme interviews and observations.

There is a large variety of laws, orders and regulations to govern all the operations at the Defense Forces. The procedures and information systems used in financial administration and budget planning are similar throughout the whole organization. It is impossible for an individual unit to reform these congruent methods. Therefore the emphasis of developing has to focus on internal functions.

The procedures and responsibilities in financial administration and budget planning have transformed along with the implementation of service centers and digital financial administration. Routine tasks have disappeared and the roles of the financial personnel have become more expert-like and involving guidance elements. The rapid job circulation of the officers is a special feature in the process. Some of them may switch position every second year. The quality of the budgeting process can be improved by strengthening the financial skills of all the participants and by ensuring that the procedures and significance of the process is understood. Furthermore, the induction and orientation of new employees has to be standardized and coordinated.