Tapahtumasuunnitelma : Case: Venuu Oy

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli luoda tapahtumasuunnitelma Venuu Oy:n ensimmäiselle asiakastapahtumalle. Tapahtuman tavoitteena on vahvistaa Venuun nykyisiä asiakassuhteita ja asemaa tapahtuma-alan asiantuntijana. Tarkoituksena oli tehdä suunnitelma, joka tukee tapahtuman toteuttajan työtä järjestämisprosessin aikana.

Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joten se koostuu teoreettisesta viitekehyksestä ja toiminnallisesta osuudesta, tapahtumasuunnitelmasta. Teoriaosuudessa käsiteltiin tapahtumamarkkinoinnin teoriaa ja onnistuneen tilaisuuden tekijöitä, kuten suunnitteluprosessin ja tavoitteiden määrittämisen merkitystä.

Toiminnallinen osuus koostuu tapahtumasuunnitelmasta, jonka tavoitteena on helpottaa ja rajata suunnittelussa tehtäviä päätöksiä ja ohjata tapahtumaprosessia. Suunnitelmassa määritetään tapahtuman lähtökohdat ja annetaan suuntaviivat myöhemmille päätöksille. Lisäksi suunnitelman tueksi luotiin aikataulu, jossa määritellään ennen tapahtumaa tehtävien päätösten aikataulu. Toimeksiantajan on tarkoitus käyttää aikataulua työkaluna ja täydentää sitä tapahtumaprosessin edetessä.

The subject of the thesis was to create an event plan for Venuu Oy's first customer event. Client aimed to strengthen existing customer relationships and to establish brand image in the event industry. Target was to create quality event plan that could be used during the event production process.

This functional thesis consists of a theoretical part and a functional part, the event plan itself. The theoretical part defines the theory of event marketing and basis of successful event such as the importance of determining goals and the significance of target group.

The functional part consists of the event plan that aims to guide as well as ease the event planning process. The plan specifies the goals, target audience and date of the event and gives guidelines for other decisions such as venue. In addition, a detailed schedule was created to support the plan and work as organizer’s to-do list.