Toiminnanohjausjärjestelmän Käyttöönotto Yrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton eri vaiheita ja niiden toteutumista yrityksessä. Tarkoituksena oli myös käsitellä yleisesti toiminnanohjausjärjestelmiä ja niiden kehityksen historiaa sekä kuvata yrityksessä käyttönotetun LMS (Lean Management System) –järjestelmän toimintoja. Työn keskeisessä osassa on yrityksen kannalta oleellisimmat osa-alueet järjestelmän käyttöönotossa: logistiikan, valmistuksen valvonnan sekä aikataulutuksen seurannan osa-alueet ja tavaran vastaanoton toiminnot työmaalla. Työn tuotoksena on tehty yrityksen käyttötarpeisiin suunnatut käyttöohjeet LMS-järjestelmän käyttöön. Koska työ sisältää yksityiskohtaisia kuvauksia yrityksen toiminnoista ja käyttöönottoon liittyvistä toimenpiteistä, on yrityksen tiedot pidetty salassa. Myös työn liitteiksi tulevat käyttöohjeet ovat tarkoitetut vain yrityksen käyttöön eikä niitä julkaista.

Uudenaikaisimpien ERP-toiminnanohjausjärjestelmien tavoitteena on keskittää yrityksen toimintoja yhden tietojärjestelmän piiriin sekä mahdollistaa informaation reaaliaikainen käyttö yrityksen sisällä sekä sen eri toimipisteissä. Yrityksen tarpeisiin muokattu ja sovellettu toiminnanohjausjärjestelmä pystyy parhaimmillaan edistämään yrityksen liiketoimintaa kannattavammaksi ja tehokkaammaksi mahdollistamalla resurssien järkevämmän keskittämisen.

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto yrityksessä on haasteellinen ja kallis projekti. Parhaimmassa tapauksessa toiminnanohjausjärjestelmä voi kuitenkin auttaa yritystä taloudellisesti, järkevöittää ja yhdistää toimintatapoja sekä vähentää päällekkäistä työtä. Vaikka uuden järjestelmän kustannukset saattavat nousta aluksi korkeiksikin, voi hyvin suunniteltu järjestelmä maksaa itsensä kuitenkin nopeastikin takaisin.

Järjestelmän käyttöönotto kohdeyrityksessä oli toimeenpantava nopealla aikataululla, joka toi myös lisää haasteita mukanaan käyttöönottoprosessiin. Kokonaisuutena järjestelmän käyttöönotto sujui kuitenkin hyvin ja järjestelmä saatiin suurimmalta osin käyttöön suunnitellussa aikataulussa. Tavoitteena oli, että järjestelmä on logistiikan osalta täysimittaisesti käytössä kesän 2018 aikana ja tämä tavoite toteutui. Muiden osa-alueiden kohdalla käyttöönotto viivästyi tavoitteesta, eikä järjestelmää saatu heti käyttöön niin laajasti kuin alun perin oli tarkoitus. Järjestelmän kehitys ja käyttö jatkuvat kuitenkin yrityksessä myös tulevaisuudessa, joten tulevaisuuden näkymät järjestelmän käytön suhteen ovat hyvät.

The aim of this thesis was to research the implementation of a new enterprise resource planning (ERP) system and its fulfilment in a Company. The purpose of this thesis was also to describe ERP systems in general and history of the systems. In addition, the system implemented in the Company, LMS (Lean Management System), and its functions are described. The sections of a new system that are relevant for the Company play a major role in this thesis. The most important sections in the LMS relative to the company are logistics, manufacturing, scheduling and site logistics. The purpose of this thesis was also to make instructions to the LMS for the use of Company. Because this work includes detailed descriptions of corporate functions, the name and information of the company is confidential information. In addition, the instructions are private and intended only for the Company’s use, so those will not be published.

The purpose of ERP systems is to centralize companies functions on one system and to enable real time data transmission in the company’s different locations. An ERP system designed for company’s needs can at its best make the company’s business more profitable and concentrate resources more effectively.

Implementation of a new ERP system is a challenging and expensive project. In the best case, the new system can however help the company financially as well as rationalize and combine course of actions and reduce double work. Although the costs of the new system can be high, a well planned system can pay for itself quickly.

The new LMS system in the Company was implemented in a fast schedule and because of that, there were challenges in the process. Anyway, the implementation went well and most of the systems sections had been put into operation in time. The target was that the system would be in full use in logistics during the summer of 2018 and that goal was achieved. For manufacturing, implementation was delayed, and that section was not in use so extensively at first. However, the use and development of the LMS system continues in the Company so the prospects for the system are good.