Prosessikuvaus tyyppidokumenttien hallinnasta

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Swecolle aiheena prosessikuvaus tyyppidokumenttien hallinnasta. Tavoitteena oli saada havainnollistettua prosessikaavion muodossa nykyinen tyyppidokumentointi, paikannettua mahdolliset puutteet sekä määriteltyä kehitystarpeet dokumentaation hallintaprosessiin. Työn tavoitteena oli päivittää tyyppidokumenttien luomisen ja ylläpidon prosessikuvaus sekä parantaa Swecon dokumentoinnin hallinnan laatua.

Kaikkiin tyyppidokumentteihin ja suunnittelualustoihin ei voi soveltaa yksinkertaistusta, että dokumentointi on generoitavissa vain yhdellä sovellustyökalulla. Jokainen projekti on omanlaisensa ja jokaisella asiakkaalla omat dokumentaatiohallinnan tarpeensa. Sovellustyökalu on vain yksi välineistä, jolla asiakkaan tarpeet pystytään tavoittamaan. Tarjolla on Swecon omat, asiakkaan omat sekä kaupalliset sovellustyökalut. Jokaisella sovellustyökalulla on omat mallipohjat, joilla tyyppidokumentti generoidaan hankekohtaisesti projektidokumentiksi.

Työmenetelmäksi valikoituivat henkilöhaastattelut. Haastateltavien henkilöiden toimenkuvat vaihtelivat linjaorganisaation eri alueilta. Näin voitiin hahmottaa sekä dokumentaatioprosessin kokonaiskuva, että Swecon kannalta keskeiset kehitystarpeet.

Kolmelle suunnittelualalle, sähköistys, instrumentointi ja automaatio (EIA), tehtiin suunnittelualakohtaiset prosessikaaviot. Projektivaihekohtaisessa prosessikaaviossa on tyyppidokumentteihin liitettävät lähtötiedot, dokumenteista generoitavat projektidokumentit sekä tulosaineistoa hyödyntävät käyttäjäryhmät. Kaikille kolmelle suunnittelualalle tehtiin myös ratkaisuehdotus, kuinka dokumenttipohjat ovat helpommin löydettävissä yrityksen sisäisestä toiminnanohjausjärjestelmästä Sweco@Workista.

Työn lopussa esitellään johtopäätökset, kehitysehdotukset ja perusteet prosessien tehostamiseksi, sekä jatkotutkimushankkeet.

This study was made for Sweco. The thesis deals with the topic of the type documentation management process. The objectives were to present the current type documentation in the form of an illustrated process diagram and identify possible imperfections, as well as defined development needs in the typical document management process. The purpose of thesis was to update the process description for the creation and maintenance of typical documents and to improve the quality of Sweco documentation management.

There is no simple way so that all documentation can be created with only one application tool for all type documentation and design platforms. Each project is unique, and each customer has own documentation management needs. The application is one of the tools that can meet the needs. Sweco has its own tools. In addition, there’s client’s tools and commercial application tools. Each application tool has its own templates where a type document is generated project-specific as a project document.

Personal interviews were selected as working methods. The work role of the interviewees varied different areas of the line organization. Thus, both the overall definition of the documentation and important documentation development needs of Sweco were better outlined.

In the thesis the process diagrams were designed specifically for three engineering areas, electrification, instrumentation and automation (EIA). The project-specific process diagram includes initial data to be attached to type documents, project documents for generated documents and user groups utilizing outcome data. For each of the three design areas, a solution was also found about how to find document templates in a more efficient way from their internal quality management system, Sweco@Work.

At the end of the thesis, conclusions and the development proposals are presented, as well as the basics for streamlining the processes and the suggestions for further research projects.