Ohjelmistorobotiikan suorituskykymittariston kehittäminen

Abstract

Ohjelmistorobotiikan merkitys taloushallinnolle on kasvussa, samoin tarve ohjelmistorobotiikan suorituskykymittareille. Tutkimusongelmana oli löytää sopivimmat mittarit kohdeyrityksen ohjelmistorobotiikan suorituskykymittariston kehittämiseksi kohdeyrityksen toiveen mukaisesti. Lisäksi ohjelmistorobotiikan tuottavuutta havainnollistettiin kustannustehokkuuskertoimilla ja kannattavuutta kustannus-hyötyanalyysillä. Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään taloushallintoa ja ohjelmistorobotiikkaa. Taloushallinto on järjestelmä, jolla organisaatio seuraa taloudellisia tapahtumia siten, että se voi raportoida toiminnastaan sidosryhmilleen. Ohjelmistorobotiikka on ohjelmisto, jota käytetään automatisoimaan rutiiniprosesseja tietotyössä. Aineistona kvantitatiivisessa tutkimuksessa oli kellotuksien Excel-tiedostot, yrityksen sisäiset tietokannat ja henkilöstön kanssa käydyt keskustelut. Oletusten vastaisesti robotit suoriutuivat tarkastelluissa tehtävissä ihmisiä hitaammin yhtä tehtävää lukuun ottamatta. Ohjelmistorobotiikan käyttöaste osoittautui myös arvioita alhaisemmaksi. Haasteista huolimatta kustannussäästöt muodostuvat merkittäviksi: 16 000€:n tai 11 000€:n vuosikustannuksilla, riippuen tutkimuksen skenaariosta, saadaan yhteensä 30 000€:n hyödyt per vuosi tarkastelluissa tehtävissä. Ohjelmistorobotiikan hoitamista tehtävistä yksi osoittautui tilapäisesti kannattamattomaksi. Tutkimuksen tulosten avulla havaittiin myös, että tehtävien suorittaminen manuaalisesti oli 7,3–29,8 kertaa kalliimpaa kuin ohjelmistorobotiikalla, riippuen tehtävästä ja skenaariosta.

The importance of Robotic Process Automation (RPA) for financial administration is growing as is the need for key performance indicators monitoring it. The research problem was to find the most suitable indicators to develop the case company´s key performance indicators as requested by the case company. In addition, the productivity of RPA was illustrated with cost-efficiency factors and profitability with cost-benefit analysis. The theoretical frame of reference was centered around financial administration and RPA. Financial administration is a system whereby an organization follows its financial transactions so that it can report about its activities to its affiliates. RPA is software which is used to automate routine processes in information work. The data used in this quantitative study was gathered from Excel files, internal databases and from discussions with the company staff. Contrary to assumptions, RPA performed more slowly compared to people in all tasks but one. The utilization rate of RPA also proved to be lower than estimated. Despite the challenges, cost savings are significant: with an annual cost of 16 000€ or 11 000€, depending on the scenario, the total benefits are 30 000€ per year in the tasks involved. One of the tasks was temporarily unprofitable when using RPA. Based on the results, executing tasks manually was found to be 7,3 to 29,8 times more expensive than with RPA, depending on the task and scenario.