Tietosuoja-asetuksen noudattaminen logistiikan alalla ja Kokkolan Satama Oy:ssä

Abstract

Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n voimaantulo aiheutti rekisterinpitäjille uusia vaatimuksia toukokuussa 2018. Opinnäytetyön toteuttamisen avulla on haluttu selvittää, millaisia käytäntöjä logistiikan alalla hyödynnetään tietosuoja-asetuksen noudattamiseksi, ja millaisia käytäntöjä toimeksiantajan taloushallinnon ja teknisen osaston työntekijät hyödyntävät asetuksen noudattamiseksi. Tutkimuksen lopputuotteena toimeksiantajalle on laadittu taloushallinnon ja teknisen osaston käsittelemistä henkilötiedoista erillinen dokumentaatio, jota organisaatio voi hyödyntää osana osoitusvelvollisuuttaan todentavaa dokumentaatiota. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään ensiksi Suomessa aikaisemmin vallinnutta tapaa käsitellä henkilötietoja, jonka jälkeen syvennytään tarkemmin GDPR:n sisältöön ja vaatimuksiin. Teoriaosuuden jälkeisessä empiirisessä kvalitatiivisessa tutkimuksessa logistiikan alalla vallitsevia käytäntöjä tutkittiin kyselytutkimuksen toteuttamisen avulla, ja toimeksiantajan henkilökunnan hyödyntämiä toimintatapoja selvitettiin puolistrukturoitujen haastatteluiden toteuttamisen avulla. Haastatteluihin osallistui yhteensä seitsemän henkilöä. Kyselytutkimukseen osallistui sen sijaan 44 osakeyhtiötä, jolloin vastausprosentiksi muodostui 8,9 prosenttiyksikköä. Kyselytutkimuksen tuloksien mukaan useimmat logistiikan alalla toimivat osakeyhtiöt noudattavat Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta hyvin, vaikkakin yrityksien reagointi GDPR;n voimaantuloon on tapahtunut verrattain myöhään. Toimeksiantajan henkilökunnalle toteutettujen puolistrukturoitujen haastatteluiden tuloksia ja johtopäätöksiä ei voida esitellä julkisesti opinnäytetyössä, sillä haastatteluiden välityksellä kerätty aineisto sisältää toimeksiantajan arkaluontoisia ja salassa pidettäviä tietoja.

The EU General Data Protection Regulation, in other words GDPR, inflicted new demands for the data controllers in May 2018. The aim of this thesis was to find out, what kinds of practices concerning personal data were utilized in the logistics field and what kinds of practices concerning personal data were utilized by the case company’s personnel in the technical and financial administration depart-ments. In addition, to this written down thesis, the case company has received documentation which is intended solely for the case company’s use and which consist of the answers of the technical and financial administration departments. The documentation can be used by the case company to prove the fulfilment of the accountability. At first in the theoretical part of the thesis, the previous way to process personal data in Finland was presented and secondly the contents and demands of the General Data Protection Regulation was presented. In the empirical part of the thesis, more information about the questionnaire survey and semi-structured inter-views was presented. The questionnaire survey was implemented to those limited companies that work with logistics. The number of received responses was 44, which means that the response rate was 8.9 percentage units. Semi-structured in-terviews were conducted with personnel in the technical and financial administration departments of the case company. These interviews provided answers on ways of processing personal data from seven interviewees. According to the questionnaire survey most of the respondents followed well the demands of the GDPR, albeit limited companies had responded relatively late to the regulation’s coming into effect. The interview study consists of sensitive and classified information, thus the collected data both results and conclusions from this collected data cannot been brought out into the open.