Vuosikello johtoryhmätyöskentelyn tehostamisen apuvälineenä : Cityvarasto Oyj

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia kirjallinen vuosikello johtoryhmätyöskentelyn ja yhtiön strategisten tavoitteiden saavuttamisen tueksi. Opinnäytetyö toteutettiin kehittämishankkeena Cityvarasto Oyj:lle. Kehittämisprojektin tavoitteena oli ratkaista yrityksen käytännön ongelma teorian ja tutkimuksen avulla ja tuottaa uusi toimintamalli sekä ideoita toiminnan kehittämiseksi.

Työn teoriaosuudessa käytettiin liiketoiminnan johtamiseen, strategiaan, toiminnan seuraamiseen ja mittaamiseen sekä johtoryhmätyöskentelyyn ja johtamisjärjestelmiin liittyvää kirjallisuutta ja sähköisiä tietolähteitä. Yrityksen toimintaan tutustuttiin verkkosivujen ja johtoryhmän jäsenten kanssa käytyjen keskustelujen avulla. Tietoja yhtiön kehityskohteista ja tärkeimmistä tehtävistä sekä vuosikellon vaikutuksesta käytännön työssä kerättiin haastattelemalla johtoryhmän jäseniä ja analysoimalla johtoryhmän kokousten esityslistoja ja muistioita. Haastattelut toteutettiin teema- ja avoimen haastattelun välimuotona syksyn 2017 ja kevään 2018 aikana.

Haastattelujen ja havaintojen perusteella kävi selkeästi ilmi, että yritykseen tarvitaan dokumentoidut prosessit ja toimintatavat. Haastatteluissa nousi myös esille tarve tehostaa toimintaa systemaattisella suunnittelulla. Kirjallisen vuosisuunnitelman eli vuosikellon avulla koettiin vastuiden selkeytyvän. Opinnäytetyön aikana päätettiin kehittää yrityksen eri toiminnoille omat vuosikellot, jotka tullaan linkittämään toisiinsa ja koko yrityksen vuosikelloon.

Vuosikello otettiin yrityksessä käyttöön alkusyksystä 2018. Vuosikellon nähtiin selkeästi edistävän toimintaa ja sen käyttöönotto koettiin tärkeäksi. Vuosikelloon on tehty lisäyksiä ja toimintojen vuosikellojen suunnittelu on aloitettu.

Opinnäytetyön tuloksena syntynyt vuosikello on systemaattinen tapa kuvata yrityksen ydintoiminnot ja tehtävät aikajanalla. Vuosikellon avulla vastuut selkiytyvät ja ovat kaikille näkyviä.

The objective of this thesis was to prepare a written annual planning file for the management group of Cityvarasto Oyj and to study the effects on operations. The thesis was implemented as a development project to support the work of the management group in achieving the strategic goals of the company. The purpose of the project was to solve a practical problem with the help of the theory and research, and then create a new way of working and new ideas to develop the operations of the company.

In the theoretical part of the thesis literature and internet sources related to business management, strategy, monitoring and measurement of operations, work of management group and management systems were used as source of information. Information of the company is based on website information and discussions with the members of the management group. The research to point out the key tasks and development needs of the company was implemented with interviews of the management group and by analyzing the agendas and memorandums of the management group. The interviews were carried out during autumn 2017 and spring 2018.

Based on results of interviews and observations, it became clear that there was a need for documentation of processes and practices and for systematic planning. In the responses, the members of the management group pointed out that a written annual plan or an annual clock helps to clarify the responsibilities and makes responsibilities more transparent. The project created new project and a decision to prepare documented annual planning files for each operation of the company was made. These planning files will be linked to each other and to the annual planning file of the management.

The annual planning file was launched in early autumn 2018. The management group considered the introduction important, and systematic planning seemed to improve the performance. Some small amendments to the planning file has been done and the work for planning files of various operations has started.

The annual planning file is a systematic way to describe the core functions and tasks of the company in the timeline and make responsibilities visible and clearer to everyone.