Päivittäisjohtamisen kehittäminen : Lean-päivittäisjohtamisen käyttöönotto

Abstract

Lean-filosofian on tutkimustiedon valossa todistettu toimivan eri aloilla uudistusten ja muutosten eteenpäin viejänä. Myös terveydenhuollossa se on otettu käyttöön yhä laajemmin ja paljon muutoksia onkin sen avulla tehty. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä lean on kirjattu osaksi strategiaa ja organisaation laatujohtamista.

Kehittämisprojektin tarkoituksena oli lean-ajattelun pohjalta kehittää Turun yliopistollisen keskussairaalan TG2-päivystysröntgenosaston päivittäisjohtamista. Tarvetta kehittämiselle koettiin olevan varsinkin tiedonkulun parantamisessa osaston sisällä sekä yhteistyön parantamisessa eri ammattiryhmien välillä. Myös osaston toiminnan kehittäminen jatkuvan parantamisen ja kehittämisen periaatteen mukaisesti yhdessä koko henkilökunnan voimin oli tavoitteena. Tarkoituksena uuden raporttikäytännön ottamisessa osaksi jokapäiväistä toimintaa oli nopeuttaa raporttien pitoa ja saada henkilökunnalle kokonaisvaltainen kuva osaston toiminnasta. Yhdessä säännöllisesti päivittäin kokoonnuttaessa pystytään puuttumaan toiminnan epäkohtiin ja tekemään nopeita päätöksiä toiminnan eteenpäin viemiseksi.

Kehittämisprojekti eteni PDCA-menetelmän mukaisesti sykleissä yhteistyössä osaston henkilökunnan kanssa. Projektinvetäjän johdolla muodostettiin osastolle päivittäisjohtamisentaulu, jota kehitettiin vähitellen toimivammaksi ja osaston tarpeita paremmin vastaavaksi. Aineistoa kehitysprojektiin kerättiin henkilökunnalta havainnoimalla sekä kyselyjen muodossa. Myös uutta muuttunutta käytäntöä kohtaan heränneitä tuntemuksia kerättiin henkilökunnalta. Näin pyrittiin selvittämään, miten uusi käytäntö on otettu vastaan.

Päätuotoksena muodostunutta päivittäisjohtamisentaulua tullaan käyttämään osastolla päivittäin raportoinnin ja toiminnan kehittämisen välineenä. Lean-jatkuvan parantamisen periaatteen mukaan päivittäisjohtamisentaulun kehittämistä tullaan jatkamaan osastolla tulevaisuudessa. Sen sisältö kehittyy vähitellen käyttäjiensä toivomaan suuntaan ja sen sisältämien toiminnan mittareiden avulla voidaan tulevaisuudessa parantaa osaston toimintaa.

Research has shown that, in various fields, using the lean philosophy promotes reform and improvement. It has also been adopted more and more widely in the field of health care, and numerous reforms have been made using its principles. The Hospital District of Southwest Finland endorses lean as a part of its strategy and the organizations total quality management.

The objective of this project was to improve daily management in Turku University Hospital’s TG2 Emergency Radiology unit by implementing the principles of lean. The flow of information within the unit and cooperation with other occupational groups were considered topics that specifically needed improvement. Additionally, this project strived to engage the entire staff in using lean continuous improvement principle to optimize daily operations. A new reporting practice was implemented in everyday work to speed up reports and to give the staff an overall understanding of the unit’s operation. Daily reports enable the staff to intervene in problems in the operation and make fast decisions to move processes forward.

The project advanced according to the PDCA method cycles in collaboration with the radiology units’ staff. The project leader composed together with the staff a daily management board which was gradually developed to be more functional and to better suit the needs of the unit. Material for the project was gathered from the staff by using observation and survey methods. Additionally, the staff’s attitude toward the new practice was observed during the project.

This daily management board, the main product of the project, is now being utilized as a means of daily reporting and optimizing routines inside the unit. The board is going to be further developed according to the lean continuous improvement principle. Its content adapts to the needs of its users and the statistical indicators displayed on it may help improve the unit’s operation in the future.