Prosessien kehittämisen ja mallintamisen soveltaminen kirjatuotannon työnkulkuun

Abstract

Insinöörityössä mallinnettiin suuren kustannusyhtiön kirjatuotannon työnkulku ja pohdittiin mahdollisia kehityskohteita työnkulussa. Tavoitteena oli saada graafinen kuva työnkulusta ja jakaa siitä tietoa kollegoille ja samalla vähentää henkilösidonnaisuutta ja edistää kehityssuunnittelua.

Prosessimallinnus on yleisesti käytetty tapa kuvata olemassa olevaa tai tavoiteltavaa toimintaa, jonka avulla kehittämiskohteiden tunnistaminen, kehittämistoimenpiteet ja niiden asettamat vaatimukset ovat selkeällä tavalla todennettavissa.

Työnkulun mallintamista varten haastateltiin kymmeniä toimijoita eri rooleissa, ja haastattelujen avulla koottiin tarvittava tieto mallintamista varten. Prosessien kehittämisestä ja mallintamisesta etsittiin paljon tietoa kirjallisuudesta. Työnkulun mallinnus toi prosessista esiin ongelmakohtia, joita kehittämällä voidaan prosessin suorituskykyä parantaa. Erityisesti hajautettu ja hidas arkistointi vaatii kehittämistä.

Insinöörityön aikana kustannusyhtiössä tapahtui ulkoistuksia, joiden myötä työnkulku muuttui erittäin paljon. Insinöörityön ulkopuolella insinöörityön tekijä kuitenkin kartoitti myös uuden työnkulun. Vanhaa ja uutta mallia vertaamalla on tarkoitus tunnistaa tulevaisuuden kehityskohteita ja näin parantaa ennestään prosessin suorituskykyä.

The purpose of this thesis was to model the workflow of a big publishing company’s book production. Potential development targets were also considered. The aim was to create a graphic representation of the workflow, to promote development planning and to share the information with colleagues in order to decrease the dependency on one staff member’s expertise.

Process modelling is a common way to describe an already existing or desirable business. By the means of process modelling it is easy to recognize development targets, operations and requirements for these.

In order to model the workflow dozens of employees from different positions were interviewed. The information for the modelling was gathered from the interviews. A lot of information was also collected from literature. The modelling revealed problems in the workflow. To improve these bottlenecks the performance of the process can be enhanced. Especially the decentralized and slow filing system needs to be improved.

The publishing company outsourced a lot of its functions during the making of this thesis and thus the workflow changed. The new workflow was also mapped out. By comparing the old and the new workflows the future development targets can be recognized and the capacity of the process improved.