Perehdyttämisopas Best Western hotelli Savonian vastaanottoon

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimiva, helposti käyttöönotettava ja täydennettävissä oleva perehdyttämisopas Best Western hotelli Savonian vastaanottoon. Best Western hotelli Savonia oli työn toimeksiantaja. Hotelli Savonian vastaanoton ongelmana oli, että aikaisempaa perehdytyskansiota ei ollut olemassa. Asiat löytyivät eri kansioista, sekalaisessa järjestyksessä sekä tietokoneelta monista eri kansioista. Nopeasti tarvittava tieto löytyi hitaasti ja se vaikeutti työn tekoa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli saattaa kaikki tuo tieto samaan kansioon, jota kuka tahansa pystyy täydentämään.

Tutkimus oli luonteeltaan kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Teorian tueksi esitettiin muutamia kysymyksiä vastaanoton työntekijöille. Tutkijan omat kokemukset vastaanottotyöstä sekä perehdyttäjänä että työntekijänä olivat tärkeitä perehdyttämisopasta kirjoittaessa. Oppaan tarkoituksena oli helpottaa ensimmäistä kertaa vastaanottoon työhön tulevaa. Tarkoitus oli myös toimia vastaanottovirkailijoiden muistin tukena sekä apuna harvoin tarvittavissa asioissa. Oppaaseen lisättiin myös ravintola- ja hotellitoimintaan liittyviä lakeja ja niiden selityksiä.

Työntekijöiden vastaukset kysymyksiin osoittivat, että perehdyttämisopasta tarvittiin varsinkin asioihin, joita jouduttiin harvemmin tekemään ja joiden oikein tekemisen joutui usein tarkistamaan. Lisäksi oppaaseen toivottiin selkeitä neuvoja, kuinka toimia ongelmatilanteissa. Myös hotellin yhteydessä toimivan ammattioppilaitoksen työssäoppimisjaksoilla olevien opiskelijoiden ohjausta varten oli toivottu liikeidean ym. kirjaamista oppaaseen.

Perehdyttämisopas Best Western hotelli Savoniaan sisältää perehdyttämisen tarkistuslistan sekä neljässä osassa olevan oppaan. Oppaasta on todennäköistä apua sekä uusille että vanhoille työntekijöille sekä opiskelijoille. Opas voi nopeuttaa työntekijöiden integroitumista työyhteisöön. Jatkotutkimuksella opasta voisi muokata niin, että sen pystyisi jakamaan pienempiin kokonaisuuksiin perehdytettävän tarpeet ja lähtökohdat huomioiden.

The objective of the study was to create a functional and easily updated guide book for the reception personnel of Best Western hotel Savonia. Best Western hotel Savonia was the executive organisation of the study. Earlier the reception did not have any guide book at all. The information needed was to be found in many folders in mixed order and also from various computer files. Finding the information was time-consuming and made working at the reception difficult. The purpose of the study was to collect all information in one folder where anyone could find it and update it.

The study is qualitative. The method applied in collecting information was asking the receptionists of the hotel some questions to support the theory. The author’s own experiences as a receptionist and as an employee orientating new employees were important while writing the guide book the purpose of which was to assist a new employee at reception during his or her first days at work. The purpose of the guide book was also to help to remember work-related topics. Certain law texts and their explanations that are related to hotel and restaurant business were added to the guide book.

The responses of the receptionists proved that the guide book was needed especially for looking up the facts that were needed rarely. In addition, the guide book was hoped to include clear advice for solving problem situations. There was also a wish for explaining for example the business concept so that the students doing their practical training at the hotel would have an understanding of the concept.

The guide book for Best Western hotel Savonia includes a checklist for job orientation and a comprehensive information package in four parts. The guide book will be handy for new and old workers and also for the students. The guide book will probably help the workers to integrate in to the work community. As for improving the guide book the guide book could be divided in smaller sections in a way that it could take into account the needs and skills of the persons to be orientated.