M-Filesin käyttöönotto dokumenttien hallintaan ja toimintajärjestelmän ylläpitoon
Riihimäki, Helmi (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905017071
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905017071
Tiivistelmä
Opinnäytetyö toteutettiin kehittämistyönä Kiertokaari Oy:lle, joka oli valinnut uudeksi tiedonhallintajärjestelmäksi M-Filesin syksyllä 2017. Opinnäytetyön päätavoitteena oli M-Filesin käyttöönotto dokumenttien hallintaan ja toimintajärjestelmän ylläpitoon. Opinnäytetyö jaettiin seuraaviin osatavoitteisiin: lähtötilanteen selvittäminen, kehittämiskohteiden tunnistaminen, tiedonhallintajärjestelmän kehittämiskohteiden suunnittelu ja määrittely ohjelmiston käyttöönotossa sekä kehittämiskohteiden toteutus ja ohjelman käyttöönotto. Lopuksi arvioitiin käyttöönottovaiheen onnistumista sekä kokonaisuudessaan M-Files-käyttöönottoprojektin onnistumista.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Kehittämistyön aineistona käytettiin toimintajärjestelmän ja toiminnan ylläpitoon olemassa olevaa materiaalia ja dokumentaatiota, havainnointia sekä työntekijöiden haastattelua, joiden avulla selvitettiin dokumenttien hallintaan liittyvät toimintatavat ja käytännöt. Kehittämistyössä keskityttiin M-Filesin ominaisuuksien hyödyntämiseen (mm. metatietojen määrittely) Kiertokaari Oy:n toimintaa tukevaksi.
M-Filesin käyttöönotto dokumenttien hallintaan aloitettiin syyskuussa 2018 järjestetyn ensimmäisen koulutustilaisuuden jälkeen. Asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittely siirrettiin M-Filesiin joulukuussa 2018 pidetyn toisen koulutustilaisuuden jälkeen. M-Filesin käyttöönotto jatkuu edelleen. Uudet dokumentit lisätään jatkossa suoraan M-Filesiin, ja olemassa olevien dokumenttien siirtämistä toteutetaan sitä mukaan, kun dokumentteja käytetään. Lisäksi henkilöstön koulutustilaisuuksia jatketaan edelleen säännöllisesti.
M-Filesin käyttöönottoon liittyvä perusasia on se, että metatietojen ominaisuuksien määrittelyyn on syytä käyttää riittävästi aikaa. Määrittelytyössä pitää olla näkemys M-Filesin toimintaperiaatteiden lisäksi oman työn ja toiminnan keskeisistä toimintatavoista ja prosesseista. Metatietojen määrittelyyn ja M-Filesin käyttöön on luotava yhteiset pelisäännöt, jotta M-Files palvelee kaikkia käyttäjiä. Näkymien luonti, sekä omien että yhteisten näkymien, helpottaa dokumenttien nopeaa käsittelyä ja löytämistä. Lisäksi monitiedostoisten dokumenttien ja dokumenttikokoelmien käyttäminen helpottaa kokonaisuuksien ja mm. erilaisiin raportointeihin tarvittavien tietojen hallintaa.
Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Kehittämistyön aineistona käytettiin toimintajärjestelmän ja toiminnan ylläpitoon olemassa olevaa materiaalia ja dokumentaatiota, havainnointia sekä työntekijöiden haastattelua, joiden avulla selvitettiin dokumenttien hallintaan liittyvät toimintatavat ja käytännöt. Kehittämistyössä keskityttiin M-Filesin ominaisuuksien hyödyntämiseen (mm. metatietojen määrittely) Kiertokaari Oy:n toimintaa tukevaksi.
M-Filesin käyttöönotto dokumenttien hallintaan aloitettiin syyskuussa 2018 järjestetyn ensimmäisen koulutustilaisuuden jälkeen. Asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittely siirrettiin M-Filesiin joulukuussa 2018 pidetyn toisen koulutustilaisuuden jälkeen. M-Filesin käyttöönotto jatkuu edelleen. Uudet dokumentit lisätään jatkossa suoraan M-Filesiin, ja olemassa olevien dokumenttien siirtämistä toteutetaan sitä mukaan, kun dokumentteja käytetään. Lisäksi henkilöstön koulutustilaisuuksia jatketaan edelleen säännöllisesti.
M-Filesin käyttöönottoon liittyvä perusasia on se, että metatietojen ominaisuuksien määrittelyyn on syytä käyttää riittävästi aikaa. Määrittelytyössä pitää olla näkemys M-Filesin toimintaperiaatteiden lisäksi oman työn ja toiminnan keskeisistä toimintatavoista ja prosesseista. Metatietojen määrittelyyn ja M-Filesin käyttöön on luotava yhteiset pelisäännöt, jotta M-Files palvelee kaikkia käyttäjiä. Näkymien luonti, sekä omien että yhteisten näkymien, helpottaa dokumenttien nopeaa käsittelyä ja löytämistä. Lisäksi monitiedostoisten dokumenttien ja dokumenttikokoelmien käyttäminen helpottaa kokonaisuuksien ja mm. erilaisiin raportointeihin tarvittavien tietojen hallintaa.