Modern Enterprise Resource Planning in the Fashion Industry

Abstract

The goal of this study was to find out what would be the best ways of modernizing almost a quarter century old enterprise resource planning system called Dafo. The current system is outdated in both technologies and user interfaces. It was clear from the beginning that Dafo has to be modernized to be able to serve the loyal clients in the future. The business models of textile and fashion companies in Finland have changed considerably since the first release of the product in the ’90s. Dafo was renewed in the past, but now it needed a more comprehensive renewal. This study investigates the industry trends and reflects the challenges of the current clientele of Dafo. The methods that were used in this study are from service design practices. They participate in all the stakeholders of a product in the design process to achieve holistic products and services. The study begins with an introduction to enterprise resource planning systems with a dive in the history of Dafo. Then it reflects on the fashion and textile industry trends from the systems perspective and shortly introduces service design theory. Service design methods were implemented in user research and co-creation of the new concept. The study ends with the introduction of the concept that was an outcome of this half-year project. Challenges found in the user research were related to the fragmented system that makes the use and conceiving of the system difficult. Memory-residency of the user and complicated access to product information and data are the first challenges that are going to be tackled with a pilot. Finally, the concept will modernize the whole system by bringing it a part-system at a time from desktop to browser. The fashion and textile industry is getting faster and that requires efficiency in the control of the supply chain. The enterprise resource planning system is in a big role in fast decision making that requires real-time data from production planning to sales. The consumers are more aware of the ethical and environmental challenges of the industry and demand for radical transparency is increasing. Easily available supply chain data is a valuable resource for the companies and in the future Dafo can offer it better than before.

Tämän työn tavoitteena oli selvittää, miten toiminnanohjausjärjestelmän uudistaminen kannattaa toteuttaa. Dafo-järjestelmän kehitys on aloitettu jo 90-luvulla, jolloin Suomessa oli yhä paljon vaatteiden tuotantoa. Sen jälkeen yritysten toimintamallit ovat muuttuneet huomattavasti ja Dafoa on uudistettu asiakkaiden kanssa yhdessä vuosien varrella. Nyt kuitenkin haluttiin miettiä uudistamista pitkällä tähtäimellä, jotta Dafo olisi toimiva ratkaisu sen pitkäaikaisille asiakkaille myös tulevaisuudessa. Työssä tutkitaan toimialan trendejä sekä asiakkaiden keskuudessa ilmeneviä haasteita. Tutkimuksessa käytettiin laajalti palvelumuotoilun metodeja, jotka osallistavat kaikki tuotteen sidosryhmät, jotta uudistuksesta saataisiin holistinen kannattava kokonaisuus. Työ alkaa toiminnanohjausjärjestelmä käsitteen yleiskuvauksella, jonka jälkeen syvennytään Dafon tarinaan. Sen jälkeen tutkitaan toimialan trendejä toiminnanohjausjärjestelmän näkökulmasta sekä lyhyesti perehdytään palvelumuotoilun teoriaan. Palvelumuotoilun metodeja käytettiin käyttäjätutkimuksessa sekä uuden konseptin yhteiskehityksessä, jotka sisältyvät käytännön osuuteen. Työn lopussa esitellään konsepti, joka oli tämän puolivuotisen projektin lopputulos. Käyttäjätutkimuksessa löydetyt haasteet liittyivät järjestelmän sirpaloituneisuuteen, jonka takia sen käyttäminen ja hahmottaminen on haastavaa. Käyttäjän muistinvaraisuus ja tuotetietojen haastava tarkastelu olivat ensimmäisiä asioita, joita pilottivaiheessa halutaan ratkaista. Kokonaisuudessaan uusi konsepti siirtää Dafon työpöytäsovelluksesta selainpohjaiseksi sovellukseksi yksi osajärjestelmä kerrallaan. Vaatetusalan tahti kiihtyy ja se vaatii yrityksiltä tehokasta toimitusketjun hallintaa. Toiminnanohjausjärjestelmä on isossa roolissa nopeassa päätöksen teossa, joka vaatii reaaliaikaista tietoa tuotannon suunnittelusta myynteihin. Kuluttajat ovat jatkuvasti enemmän tietoisia toimialan eettisistä ja ekologisista haasteista, jonka ansiosta he vaativat yrityksiltä enemmän läpinäkyvyyttä. Helposti saatavissa ja käytettävissä oleva tuotteiden toimitusketjuun liittyvä data on yrityksille arvokas voimavara, jonka Dafo voi tulevaisuudessa entistä paremmin tarjota.