Toimittajahallinnan kehittäminen

Abstract

Tutkimuksessa tutkittiin HUS Tietohallinnon toimittajahallintaa, miten sitä on kuvattu laatukäsikirjaan ja voidaanko toimittajahallinnan kehittämiseksi tuottaa sellaista luokiteltua ja ryhmiteltyä tietoa, jolla toimittajahallintaa voitaisiin edelleen kehittää.

Tutkimusongelmana oli selvittää, voidaanko käytettävissä olevaa tietoa jalostamalla ja luokittelemalla tuottaa sellaista uutta tietoa, joka auttaa organisaatiota toimittajahallinnan kehittämisessä ja hankintastrategian luonnissa? Tutkimuksessa selvitettiin toimittajahallinnan nykytilaa vuonna 2018 sertifioidun laatujärjestelmän näkökulmasta, miten toimittajahallinnan prosessi on kuvattu ja miten prosessissa on huomioitu toimittajaluokittelua ja hankintojen strategista suunnittelua. Dokumentaation ja haastattelukeskustelun mukaan toimittajat on luokiteltu kolmeen luokkaan; strategiset, taktiset ja operatiiviset toimittajat.

Tutkimuksessa hankintatietoa luokiteltiin ja ryhmiteltiin toimittajittain, organisaatioittain, tileittäin ja projekteittain. Tavoitteena oli hahmottaa hankintakokonaisuuksista alustavia hankintakategorioita. Hankintakohteille voidaan tehdä hankintastrategisia päätöksiä, joiden mukaan voidaan suunnitella, miten toimittajasuhteita hallitaan. Teoreettisena viitekehyksenä tässä on käytetty Kraljic:in portfolioanalyysiä. Tuotettua aineistoa tarkasteltiin kehittämistilaisuuksissa, joissa ideoitiin toimia toimittajahallinnan kehittämiseksi. Kehitysideat koottiin ja ne raportoidaan edelleen tulosalueen johdolle. Tulosalueen toimintasuunnitelmaan vuodelle 2019 on kirjattu samansuuntaisia tavoitteita, kuten tiedon- ja vastuunsiirron tehostamista kilpailutusvaiheesta sopimuksen aikaiseen vaiheeseen tai toimittajahallinnan kouluttamista henkilöstölle. Mittaristojen ja luokitellun tiedon tarve tuotiin esiin molemmissa.

Johtopäätöksenä on, että hankintojen suunnittelua tulee kokonaisuutena kehittää ennakoivan suunnittelun suuntaan. Hankintakohteita, niiden markkinatilannetta ja strategista asemoitumista pitää selvittää ajoissa. Toimittajahallintaa varten tarvitaan tarkempaa tietoa hankintakohteista ja niiden markkinatilanteista sen lisäksi, että tarkoin seurataan toimittajien onnistumista palvelutuotannossaan.