Projektinhoitoympäristön toimintamallien kehittäminen

Abstract

Projektin tavoitteena oli kehittää pk-yrityksen projektinhoitoympäristön toimintamalleja ja menetelmiä. Case-yrityksenä oli Savonia Power Oy. Projektinhoitoympäristöstä oli tarkoituksena tuottaa kaavio, josta selviää voimalaitostoimituksen eri toimitus-vaiheissa käsiteltävät dokumentit ja raportit. Lisäksi tarkoituksena oli tuottaa raportti- ja dokumentointipohjat. Teoriana käytettiin projektinhallinnan opasta ”Project Management Body of Knowledge” (PMBOK), jonka teoriapohjalta projektinhoitoympäristö hahmotettiin jakaen se yhdeksään osaalueeseen. Näistä osa-alueista tarkasteltiin tarkemmin kahta osa-aluetta: integrointi ja viestintä. PMBOKin yksityiskohtaiset toimintamallit osoittautuivat kuitenkin monilta osin liian raskaiksi ja niitä oli yksikertaistettava. Mallina käytettiin käytettiin Standfordin yliopiston kaaviota ”Stanford University Infomation Tecnology services - Project lifecycle”. Siinä kuvataan mitä kokouksia, tuotoksia ja työkaluja käytetään projektin eri vaiheissa ja kuka niistä vastaa. Projektia vietiin eteenpäin palavereissa, joissa hahmoteltiin yrityksen nykyiset toimintatavat, dokumentit ja tarpeet. Tavoitteena oli kuvata projektinhoitoympäristö yhdellä kaaviolla, josta selviää voimalaitostoimituksen eri toimitusvaiheissa käsiteltävät asiakirjat ja raportit. Lisäksi tarkoituksena oli tuottaa valitulle kahdelle osa-alueelle raportti- ja asiakirjapohjat. Tavoitteena oli luoda mahdollisimman yksinkertaisia ja toimivia pohjia sekä malleja. Projektin tuloksena saatiin luotua dokumentoinnin yhteenveto- ja raportointisuunnitelma. Lisäksi projektin aikana luotiin useita raporttipohjia ja projektisuunnitelman pohja.

The aim of the project was to develop models and methods for the projects operational environments for small and medium-sized businesses . The case was Savonia Power Oy. The main purpose of the study was to create a chart including all the documents and reports that are produced and used during the power mill’s delivery processes. Furthermore, another goal was to develop report and documentation templates. The theory for the project was taken from the guide ”Project Management Body of Knowledge” (PMBOK), which appeared to be too heavy in content, because it is made for large and semilarge companies. The theory was organized into 9 different sections and the project environment was analyzed basing on two different sections: integration and communication. The chart model is based on the Stanford University’s chart” Stanford University Information Technology Services - Project Lifecycle”. The main focus of the project was on project management, communication and documentation. The project was mapped out in meetings where the currently used documents were evaluated and the company’s current procedures and needs were recorded. The objective was to develop documentation and report templates that are functional and easy to use. The project’s main outputs were a documentation summary and a report plan. In addition, several report templates and a project management plan template were produced.