Projektiviestinnän kehittäminen ryhmätyösovelluksen avulla

Abstract

Opinnäytetyön tilaaja on elektroniikan testausjärjestelmiä suunnitteleva ja valmistava Orbis Systems Oy. Yrityksen käytössä olevaan Microsoft Office 365 -pakettiin sisältyi Microsoft Teams -ohjelmisto, jonka käyttöönotto tarjoaisi monia etuja nykyisiin viestintätapoihin verrattuna. Varsinaista Teamsin käyttöönottoa ei kuitenkaan ollut vielä suoritettu. Teamsin käyttö oli satunnaista eikä yhteisiä käytäntöjä ollut määritetty tarkasti ja siksi viestintään käytettiin edelleen monia eri ohjelmistoja.

Tavoitteena oli sopia Teamsin käyttöön liittyvät säännöt ja toimintatavat sekä dokumentoida ne, jotta ohjelmisto voitaisiin ottaa käyttöön yrityksen toiminnassa maailmanlaajuisesti. Lisäksi tavoitteena oli laatia Teamsin käyttöön käyttöohje, jonka avulla Orbis Systemsin viestintämallin mukainen viestintä onnistuu ilman aiempaa kokemusta Teamsin käytöstä.

Uudet viestintäkäytännöt suunniteltiin perehtymällä yrityksen nykyisiin viestintäkäytäntöihin ja havaittuihin ongelmiin ja suunnittelemalla käytännöt, jotka tarjoavat ratkaisuja ongelmiin ja tehostavat viestintää. Yksi päätavoitteista oli vähentää sähköpostin kautta käytävää sisäistä viestintää, koska tiedon etsiminen sähköpostikansioista vie aikaa ja tärkeitäkin tietoja voi kadota sähköpostikansioiden siivoamisen yhteydessä.

Tuloksena saatiin dokumentit, jotka sisältävät Teamsin käyttöön sovitut käytännöt ja ohjeet. Käyttöohje sisältää yrityksen toimintamallin mukaan räätälöityjä esimerkkejä Teamsin käytöstä. Työn tuloksia tullaan käyttämään yrityksen ottaessa Teamsin maailmanlaajuisesti käyttöön ja kouluttaessa henkilöstöä. Käyttöohjeen avulla henkilöstö voi myös itseopiskella Teamsin oikeaoppista käyttöä. Tuotetut dokumentit ovat luottamuksellisia, ja ne on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön, joten niitä ei esitellä tässä raportissa. Dokumentit ovat myös osa yrityksen laadunhallintajärjestelmää, ja niitä tullaan käyttämään esimerkiksi laatujärjestelmän auditoinneissa.