Onnistunut palkkahallinnon ulkoistaminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää lähinnä palveluntuottajan näkökulmasta, miten palkkahallinnon ulkoistuksessa voidaan onnistua. Työssä oli tarkoitus tutkia palkkahallinnon ja ulkoistamisen yhteensopivuutta ja sen onnistumista.

Tutkimus suoritettiin hyödyntäen kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Teoreettinen viitekehys muodostettiin alan kirjallisuudesta ja internetlähteistä. Tutkimusosio suoritettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina, joissa haastateltiin kahta palveluntuottajayrityksissä työskentelevää asiantuntijaa. Käsiteltäviä teemoja olivat palkkahallinnon ulkoistukseen johtavat syyt, ulkoistusprosessi sekä ulkoistuksessa ilmenevät riskit. Näiden avulla pyrittiin löytämään ratkaisu onnistuneeseen palkkahallinnon ulkoistukseen.

Tutkimus osoitti, että suurin syy ulkoistamiseen oli resurssien keskittäminen yrityksen ydintoimintaan. Prosessissa ilmeni monia riskejä, joista suurimmat olivat järjestelmien toimimattomuus sekä riittävän kommunikaation puute. Merkittävä lähtökohta palkkahallinnon onnistuneeseen ulkoistukseen on mahdollisimman laaja kommunikaatio ulkoistusprojektin alusta aina palveluvaiheeseen asti. Asiakkaan tarpeiden tunteminen, selkeä vastuunjako ja hyvä ohjeistus ovat avaintekijöitä onnistumisessa. Riittävä kommunikaatio on myös osa riskienhallintaa, joka edesauttaa ulkoistuksen onnistumisessa.

Johtopäätöksenä voitiin todeta, että palkkahallinnon ulkoistus voi hyvällä todennäköisyydellä onnistua, jos tarvittavat asiat on otettu huomioon. Jos palveluntuottaja onnistuu tuottamaan asiakkaalle sen hakemaa hyötyä ja riskitekijöihin on kiinnitetty huomiota jo ennalta, palkkahallinnon ulkoistamisen onnistuminen on mahdollista. Jos näitä ei ole otettu huomioon, onnistuneeseen ulkoistukseen tuskin päästään.