Järjestelmä tiimin työkuorman kuvaamiseen ja ennustamiseen

Abstract

Insinöörityön aiheena on selvittää ja kehittää ratkaisu IT-tiimin työkuorman hallintaan ja ennustamiseen. Ongelmana on kyseisen tiimin vaihtelevat projektit ja niiden aikataulutus. Työkuorman tasaamiseksi järjestelmään pitää pystyä syöttämään tiedot tehtävien kestoista keskitettyyn paikkaan, josta ne voidaan hakea visualisointia varten. Huomioitavia asioita ovat helppokäyttöisyys, muokattavuus sekä saatavuus. Lisänä tavoitteena on käyttää jo olemassa olevia järjestelmiä ja sovelluksia, jotta kustannuksia ei tästä syntyisi.

Järjestelmän rakentamisessa täytyy valita, kuinka tarkalla tasolla tehtävät halutaan kuvata, jotta saadaan riittävän hyvä tilannekuva ja ennuste tulevasta työkuormasta. Työntekijöiden tehtävien kuvaamisen taso vaikuttaa sovellusten valintaan, sillä sovelluksen tulee pystyä keräämään tarvittavat tiedot. Useita projekteja on samanaikaisesti työntekijöillä käynnissä, joten näiden erottelu keskenään on myös huomioitava järjestelmän toteutuksessa.

Menetelminä tässä insinöörityössä on käytetty workshoppeja, joiden avulla vertaillaan ja kokeillaan eri vaihtoehtoja. Lisäksi tehtiin haastatteluita, joiden tarkoituksena on kerätä mielipiteitä käytettävyydestä ja sovelluksen käytön mielekkyydestä. Tarve järjestelmälle tulee tehtävien priorisoinnista ja aikataluttamisesta, joten työntekijöiden käyttämä sovellus tulee olla mielekäs käyttää. Kun sovellusta on helppo ja mielekäs käyttää saadaan kerättyä tarpeeksi dataa tehtävistä ja työkuormasta, mikä mahdollistaa tarkemman suunnittelun.

Tuloksena järjestelmän osiksi valikoitui Microsoft Planner-, Microsoft Flow- sekä Power BI- ohjelmistot. Plannerin osuus on kerätä tehtävät ja tieto työntekijöiden työkuormasta. MS Flow mahdollistaa datan siirtämisen erilliseen tauluun, mikä taas viedään Power BI -ohjelmaan analyysiä varten. Power BI:llä voidaan visualisoida graafeilla ja diagrammeilla data, josta saadaan käsitys tiimin työkuormasta valitussa tulevassa aikaikkunassa.