Delivery analysis of customer related technical documentation

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli tehdä analyysi asiakaslähtöisestä projektidokumentaatiosta sekä kehittää dokumentaatiotiimin työtä. Tutkimuksen aikana tutustuttiin myös dokumentaatioon projektiyksikössä sekä määritettiin kaikki mahdolliset projektidokumentit ja päädokumentit. Insinöörityön toimeksiantaja oli Metso Flow Control Oy.

Tavoitteen saavuttamiseksi valittiin kaksi projektia, joista kerättiin dataa analyysiä varten noin neljän kuukauden ajan. Keräyksen jälkeen data prosessoitiin, jotta löydettiin vastaukset tutkimuskysymyksiin. Tulosten yleistettävyyttä arvioitiin vertailemalla neljää valittua dokumenttia kahteen, jo valmiiseen, Metson valitsemaan projektiin. Analyysin jälkeen tuloksista voitiin tehdä päätelmiä ja kehitysehdotuksia.

Analyysistä selvisi, että suurinta osaa dokumenteista ei hyväksytty revision 0 aikana. Suurimmat myöhästymiset tapahtuivat revision 1 aikana, ja usein myöhästymisen syynä oli työkuorma. Myöhemmät revisiot pysyivät melko hyvin aikataulussa. Toinen vallitseva syy myöhästymisiin oli tekniset ongelmat projekteissa. Dokumenttien läpimenoajat yleisesti kestivät vähintään 50 päivää, usein lähempänä 100 päivää. Dokumenttien vertailussa selvisi, että aikataulussa pysyminen toisti samaa kaavaa, eli suurimmat myöhästymiset tapahtuivat toisen revisiokierroksen aikana ja viimeisten versioiden kohdalla pysyttiin melko hyvin aikataulussa, tosin näillä projekteilla oli huomattavasti enemmän revisiokierroksia.

Tuloksista voitiin päätellä, että projektin alkutietojen selkeyden perusteella projektin kulkua ei voitu ennustaa. Voitiin kuitenkin todeta, että manuaali-venttiilien dokumentaatio osoittautui helpommaksi kuin automaatti-venttiilien. Lisäksi voitiin todeta, että tulokset olivat jotenkin yleistettävissä, eli suurimmat myöhästymiset, ja työkuorma, tulivat ensimmäisen version jälkeen, revision 1 aikana. Työ ja kehitysehdotukset keskittyivät dokumentaatio-tiimin näkökulmaan.

The aim of the Bachelor's thesis was to make an analysis of customer-oriented project documentation and to develop documentation team’s work. During the research the documentation in project unit was reviewed and all the possible documents in projects and the main documents were identified. The Bachelor’s thesis was commissioned by Metso Flow Control Oy.

To achieve the goal, two projects were selected to be followed approximately four months. After collecting the data, it was processed to find answers to research questions. The generalization of the results was evaluated by comparing four selected documents to two already completed projects selected by Metso. After the analysis, conclusions and suggestions for development could be made.

The analysis revealed that most of the documents were not approved during revision 0. The longest delays occurred during revision 1 and often the reason for the delay was workload. Further revisions remained fairly well on schedule. Another reason for the delays was the technical problems in projects. Document crossing times generally lasted at least 50 days, often closer to 100 days. The generalization revealed that also in the other two projects that the longest delays occurred during the second revision round, and the last versions remained fairly well on schedule. Although, these projects had significantly more revisions.

From the results it could be concluded that even if the project seemed clear the project flow could not be predicted. However, it was found that manual valves’ documentation proved to be easier than automatic valves’. In addition, it was found that the results were somehow generalizable. The work focused on documentation team’s perspective; thus, the development proposals were made from documentation team’s point of view.