Dokumenttien hallinta voimalaitoksella

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty Vaskiluodon voima OY:lle. Työn tavoitteena oli selvittää minkälaisia dokumentteja Seinäjoen voimalaitoksella on ja missä niitä säilytetään. Tavoitteena oli myös selvittää kyseisten dokumenttien luettelointi, selvittää dokumenttien päivitys, niiden ylläpitäjä sekä miten ja kuka on vastuussa dokumenteista. Yhtenä työn osana oli kirjata ylös työnjohtajien toimenpideehdotukset dokumenteille.

Työssä oli selvitettävä onko dokumenttia sähköisessä muodossa, jos ei ole olisiko se hyvä olla ja aletaanko dokumentteja skannaamaan sähköiseen muotoon. Työssä oli selvitettävä lista rakennusvaiheen jälkeisistä dokumenteista ja dokumenttien ajantasaisuus.

Yhtenä osana työtä oli tehtävä riskianalyysi koskien arkiston tuhoutumista. Oli selvitettävä mitkä dokumentit sijaitsevat vain isossa arkistossa ja ovat siis vaarassa tuhoutua lopullisesti, jos arkisto esimerkiksi palaa.

Teoriaa on saatu kirjoista ja Internetistä. Aineistoa on kerätty haastattelujen ja palaverien avulla. Jokaista kunnossapitonalan työnjohtajaa on haastateltu kaksi kertaa. Haastattelujen lisäksi on lähetelty lukuisia sähköpostiviestejä toimiston ja mestareiden kesken.

Työssä saatiin hyvin selville mitä dokumentteja voimalaitoksella sijaitsee, mitkä dokumentit siirretään sähköiseen muotoon ja mitkä eivät. Dokumenttien ajantasaisuus saatiin myös selville. Työn tekeminen sujui hyvin.

This thesis was made for Vaskiluodon voima OY. The purpose of this thesis was to clarify what sort of documents Seinäjoki power plant has and where they are located. Another purpose was to clarify which documents are listed and which are not. The aim was to find out which documents are updated, who updates them and how and who is responsible for the documents. One part of the job was to write down action proposals for foremen.

The first thing to do was to find out which documents have scanned versions and if they have not, should there be. A list of documents created after the construction was also made and it was also checked if they were up to date.

One part of the thesis was to do a risk analysis concerning damage to the archive. This meant figuring out which documents are only located in the big archive and if they will be destroyed once and for all in case of e.g. a fire.

Theoretical material for the thesis was obtained from various books and theInternet. The research methods used were based on interviews and meetings.Information was also received via e-mails.

As a result, a good account of the location of the documents in the power plant was obtained and which documents are to be converted to an electronic format and which are up-to-date. The risk analysis was also finished and as a result of that not so many documents need to be scanned.