Implementing an ERP-system in a Finnish SME-company

Abstract

This thesis studied strategic management, strategic planning and enterprise resource planning in an SME-company in Finland. The subject is important and interesting because smaller companies are nowadays using more and more strategic planning methods and ERP-systems to manage the company. Strategic management and planning are vitally important to a company and when exploited correctly those are keys to success for a company. The goal of this thesis is to learn from the small company’s perspective which are the most important elements when implementing an ERP-system and which the defects are in the whole process. The theoretical framework provides guidelines and understandings of how strategic management can be used and ERP-system can be successfully implemented in an organization. The questionnaires were conducted within Suomen Lämpöpuu Oy and have been reviewed in the empirical research. In this study the qualitative method is used. The purpose and the methods of qualitative research suited for this investigation since a case company is used for the study. The findings showed that the company should find proper process guidelines and follow those to get the implementation process correctly done and the ERP-system in use. The implementation is not an easily conducted thing in a small company. In the conclusions, the case company’s implementation process is evaluated and suggestions and recommendations for further actions are given.

Tämä lopputyö tutki strategista johtamista, strategista suunnittelua ja toiminnanohjausta pk-yrityksessä Suomessa. Aihe on tärkeä ja kiinnostava, koska pienemmät yritykset ovat nykyään alkaneet yhä enemmän käyttämään strategisen suunnittelun metodeja ja toiminnanohjausjärjestelmiä yritysten johtamisen välineinä. Strateginen johtaminen ja suunnittelu ovat tärkeitä yritykselle ja kun niitä käytetään oikein, ne ovat avaimia menestykseen. Tämän lopputyön tavoite oli oppia pk-yrityksen näkökulmasta, mitkä ovat tärkeimmät elementit ERP-järjestelmän käyttöönotossa ja mitkä ovat prosessin epäkohtia. Teoreettinen viitekehys kuvaa, kuinka strategista johtamista voi onnistuneesti käyttää ja ERP-järjestelmä otetaan onnistuneesti käyttöön organisaatiossa. Kyselyt toteutettiin Suomen Lämpöpuu Oy:ssä ja niitä analysoidaan empiirisessä tutkimuksessa. Tässä työssä on käytetty kvalitatiivista metodia. Kvalitatiivisen tutkimuksen tarkoitus ja metodit sopivat tähän tarkoitukseen, koska kohteena oli case-yritys. Löydökset osoittivat, että yrityksen tulee etsiä kunnolliset ohjeet ja noudattaa niitä saadakseen käyttöönottoprosessi onnistumaan kunnollisesti ja saadakseen ERP-järjestelmä käyttöön. Käyttöönotto ei ole helposti toteutettavissa pienessä yrityksessä. Johtopäätöksissä arvioidaan case-yrityksen käyttöönottoprosessia ja ehdotetaan jatkotoimenpiteitä.