Improvement of course enrolment process: Case: Oulu University of Applied Sciences, School of Business and Information Management

Abstract

From a process-related perspective, an organization can be seen to be an entity where the focus is on the organizations tasks or actions. In order for the organization to fulfil its goals the processes within need to be as simplified as possible in order to make them effective. Process management is used to control and improve processes.

The aim of the bachelor’s thesis was to analyse and model the current process of course enrolment of Oulu University of Applied Sciences in order to discover the underlying problems of it. The purpose was to introduce a solution to these problems by designing and developing a database table to improve the management of course information together with a new user interface for the students course enrolment. The information management department of Oulu University of Applied Sciences was the commissioner of the thesis work.

The waterfall software development process model was used as the basis for the development task of the thesis. UML was used in order to model the current process. PL/SQL was the main programming language used together with the software Toad for Oracle 9.1. The thesis author had experience of using the software and PL/SQL during practical training done for the commissioner.

As a result of this thesis, the commissioner received a working student user interface for course enrolment and a database table for the management of course information. The new students user interface is ready to be taken into test use at the School of Business and Information Management of Oulu University of Applied Sciences.

Prosessinäkökulmasta organisaation voidaan katsoa olevan kokonaisuus, jossa pääpaino on organisaation sisäisissä tehtävissä ja toiminnoissa. Organisaation sisäisten prosessien täytyy olla mahdollisimman pelkistettyjä, jotta ne toimisivat tehokkaasti ja organisaatio täyttäisi tavoitteensa. Prosessin hallintaa käytetään prosessien ohjaukseen ja parantamiseen.

Opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida ja mallintaa Oulun seudun ammattikorkeakoulun nykyinen opintojaksoille ilmoittautumisprosessi siinä esiintyvien ongelmien selvittämiseksi. Tarkoituksena oli esitellä ratkaisu löydettyihin ongelmiin suunnittelemalla tietokantataulu kurssien hallinnoinnin parantamiseen, sekä uusi käyttöliittymä opiskelijoiden opintojaksoille ilmoittautumiseen. Oulun seudun ammattikorkeakoulun tietohallinto oli opinnäytetyön toimeksiantaja.

Opinnäytetyön kehittämistyön pohjana käytettiin vaiheellista ohjelmistokehityksen vesiputousmallia. Nykyinen prosessi mallinnettiin käyttämällä UML-mallintamistekniikkaa. Toteutusvaiheessa käytettiin PL/SQL-ohjelmointikieltä yhdessä Toad for Oracle 9.1. työkalun kanssa. Opinnäytetyön tekijällä oli aiempi tuntemus käytetystä ohjelmointikielestä ja ohjelmistosta toimeksiantajalla suorittamansa työharjoittelun kautta.

Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantaja sai toimivan käyttöliittymän opiskelijoiden opintojaksoilmoittautumiseen, sekä tietokantataulun kurssien hallinnointiin. Uusi opiskelijoiden käyttöliittymä on valmis otettavaksi testikäyttöön Oulun seudun ammattikorkeakoulun liiketalouden yksikössä.