Muutosjohtamisen toimintamalli keskitettyyn tuotantojärjestelmään siirryttäessä : Benchmarking -tutkimus ateriatuotannon keskittämisestä

Abstract

Organisaatioiden menestystä voidaan selittää niiden kyvykkyydellä uudistua. Uudistumista ja kehittymistä, siis muutosta, tapahtuu työyhteisöissämme päivittäin alati muuttuvan toimintaympäristön pakottamana. Koska muutokset ovat jo niin arkinen asia, korostuu muutosten läpiviennissä erityisesti johtamisen ja esimiestyön merkitys.

Tänä päivänä julkisissa ruokapalveluissa etsitään kilpailukykyä ateriatuotannon keskittämisen kautta. Vallalla on käsitys, että toiminnan laatua ja tehokkuutta voidaan parantaa keskittämällä tuotantoprosesseja yhä suurempiin yksiköihin. Muutosprosessin osapuolina ovat tällöin sekä itse muuttuva organisaatio että myös heidän sidosryhmät.

Tämän opinnäytteen empiirinen aineisto kerättiin neljästä eri puolella Suomea toimivasta julkisia ruokapalveluja tuottavasta kuntaorganisaatiosta, joissa oli otettu käyttöön keskitetty aterioiden tuotantokeittiö. Tutkimus toteutettiin kollektiivisen tapaustutkimuksen periaatteita noudattaen käyttämällä tutkimusmenetelmänä benchmarking -arviointia. Benchmarking -arvioinnissa haastateltiin neljää keittiön esimiehistä koostuvaa ryhmää, jotka tarkastelivat oman organisaation muutosjohtamista henkilöstön, asiakkaan, prosessien ja talouden näkökulmista katsottuna.

Opinnäytteen lopputuloksena johdettiin viitekehyksestä ja tutkimustuloksista muutoksen hyvä toimintamalli, jonka avulla vastaavaa muutosprosessia voitaisiin johtaa tehokkaammin. Toimintamalli on sovellettavissa organisaatioiden eritasoisille muutoksille ja se ottaa huomioon muutoksen sitouttamiseen vaikuttavia tekijöitä, kuten eri sidosryhmien osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuudet.

Osallistamalla eri sidosryhmiä muutosprosessiin mahdollistetaan muutosmyönteisen toimintakulttuurin syntymistä ja edesautetaan muutosjohtamisessa onnistumista. Negatiiviset muutosmielikuvat taas ruokkivat työyhteisöjen muutosvastarintaa ja saattavat hidastaa ratkaisevasti uudistusten etenemistä ja siten organisaatioiden tulevaisuuden kilpailukykyä.

The success of organizations can be explained by their ability to reform. Reformation and development, i.e. change, occur in our work communities daily, driven by the constantly changing operational environment. Because the changes are already such an everyday issue, the role of management and manager work is emphasised in carrying them through.

Today the public sector food service is looking for competitiveness by centralising meal production. The prevalent conception is that the quality and efficiency of operations can be improved by centralising production processes to ever bigger units. The parties of the changing process are therefore both the changing organization and its interest groups.

The empirical material of this thesis was collected in four Finnish municipal organizations which produce food services and which employ centralised meal production kitchens. The study follows the principals of collective case study by utilising benchmarking evaluation. In the benchmarking evaluation four groups, consisting of kitchen managers, were interviewed. They analysed the change management of their respective organizations from personnel, customer, process and economy point of view.

The result of this thesis, based on the context and research results, is a good practice, an operational model, with which a change process could be managed more effectively. The operational model is applicable to organizational changes in different scales and it takes into account issues that affect commitment, such as possibilities for interest group participation and influence.

Calling different interest groups to participate in the change process enables change-favouring operational culture and helps succeeding in change management. On the other hand, the negative images of change foster work communities' resistance to change and may crucially hinder the progress of reforms and therefore the future competitiveness of the organizations.