Dokumenttien järjestely Microsoft SharePointilla : IT-tuotannon dokumentaation järjestely Suomen Pankissa

Abstract

Insinöörityöni aiheena oli IT-dokumentaation järjestäminen Microsoft SharePointilla. Tavoitteena oli saada toimiva ratkaisu, jonka avulla dokumentaation hallinta olisi helpompaa. Työ tehtiin jo käytössä olevalla toteutustavalla. Työn aikana huomattiin, että henkilöstön SharePointin tuntemus oli hyvin vaihtelevaa. Jo alkuversioissa perusteltiin kaikille, miksi tietty asia tuli tehtyä juuri sellaisella tavalla ja vastaavasti miksi ei toisinpäin. Kehityksen aikana jatkuvasti kyseltiin mielipiteitä ja tarpeita, jotta työn tulos olisi mahdollisimman hyvä. Haasteena oli myös totutella henkilöstöä käyttämään SharePointia ja pitämään dokumentaation ajan tasalla. Työ aloitettiin tutustumalla dokumentaatiota koskeviin pääjärjestelmiin. Tutustumisen jälkeen tehtiin useamman malliversion, joista saamani palautteen mukaan valitsin parhaan, jota lähdin kehittämään eteenpäin. Tulos saatiin rakentamalla kaksi dokumentaatiosivustoa Microsoft SharePointilla. Sivustojen aiheet olivat valvontajärjestelmä Unicenter NSM sekä Operointitiimi. Molempien sivustojen käyttötarkoitus on helpottaa ja nopeuttaa työntekoa eri järjestelmien ja sovellusten parissa.

The topic of my thesis involved creating a documentation platform with Microsoft SharePoint. The major goal was to create a useful, fast and user-friendly interface for documentation management. The project began with introduction of the systems the documentation was concerned with. After the introduction I made several test versions to gather feedback from the potential users. The feedback received helped me to choose the best version for future developments. During the project I noticed that the users’ SharePoint experience was varying a great deal. Even with the test version I tried to explain important details so everyone could understand why exactly they were done in that particular manner. During the project I was continuously asking about different things to make sure what personnel want kind of result the personnel expected. Trying to make individuals start using SharePoint was not easy because of the personnel’s previous work habits.