How to manage interaction in international project planning in web conference

Abstract

The objective of this study was to find a method to manage interaction in international project planning process in web conference. Main research questions were: 1. What circumstances are needed for a successful web conference? 2. Is web conference as effective as a face to face meeting? 3. How to facilitate successfully a web conference?

The research method was action research. Research data was collected from four web conference series. During the first three international web conference series the method was created and tested with the fourth web conference series.

Web conferencing is used to conduct online meetings or presentations via the Internet. In a web conference, each participant sits at his or her own computer and is connected to other participants via the internet.

1. In a successful web conference, every user needs a rather new computer with headset and web camera. It is important to test the connection to an Adobe Connect Pro server before first conference with technical support. It is important that the conference is well prepared before the meeting. Effective meeting needs to be at a maximum one hour long.

2. Web conference can be as effective as face to face meeting. It seems that sometimes it could be even more effective when the conference is well prepared and well facilitated. Technical problems are a risk.

3. First it is important to plan the conference well and send the agenda beforehand to the participants. It is better to write the agenda in more detail than face to face conferences with a proposal for decisions if possible. Agenda is best placed in a note-pod, so that everybody sees it during the meeting. The secretary writes decisions straight into the note. Then the minutes are ready when the conference ends. From the facilitation point of view, participatory methods are good. There is a possibility to use participatory group work during the conference to get every participant´s creative ideas and have more effective results.

Työn tarkoituksena oli löytää malli verkkokokouksen toteuttamiseksi kansainvälisessä hankesuunnittelussa. Keskeiset tutkimuskysymykset olivat: 1. Mitä edellytetään onnistuneelta verkkokokoukselta? 2. Onko verkkokokous yhtä tehokas kuin samassa tilassa pidettävä kokous, jossa kaikki on fyysisesti läsnä? 3. Mitä verkkokokouksen tuloksellinen johtaminen vaatii?

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimusaineisto koottiin yhteensä neljästä kokoussarjasta, joista kolmen ensimmäisen aikana luotiin malli verkkokokouksen toteuttamisesta ja mallia testattiin neljännessä kokoussarjassa.

Verkkokokousta on käytetty reaaliaikaisiin kokouksiin ja esityksiin Internetissä. Verkkokokouksessa jokainen osallistuja istuu omalla tietokoneellaan ja on yhteyksissä muihin osallistujiin Internetin kautta.

1. Onnistuneessa verkkokokouksessa osallistuja tarvitsee uudehkon tietokoneen, kuulokemikrofonin ja web-kameran. Yhteys Adobe Connect Pro - palvelimeen tulee testata teknisen tuen kanssa ennen ensimmäistä kokousta. Kokouksen ennakkovalmistelu on tärkeä. Tehokas kokous kestää enintään tunnin.

2. Verkkokokous voi olla yhtä tehokas kuin perinteinen kokous. Näyttää siltä että joissakin tapauksissa jopa tehokkaampi. Riskinä ovat tekniset ongelmat.

3. Kokouksen esityslista lähetetään osanottajille ennen kokousta. Esityslista on syytä kirjoittaa enemmän auki kuin normaalisti päätösehdotuksineen jos mahdollista ja laitetaan muistioon (Note) näkyville. Sihteeri kirjaa päätökset suoraan esityslistaan ja lähettää muistion osanottajille heti kokouksen jälkeen sähköpostilla. Kokouksen johtamisen kannalta osallistavat ryhmätyömenetelmät tehostavat osallistujien luovien ideoiden mukaan saamista ja kokouksen tuloksellisuutta.