Ilmarista uuteen intraan : Opiskelijaintran käyttöönotto Liiketalouden yksikössä

Abstract

Oulun seudun ammattikorkeakoulun Liiketalouden yksikössä on ollut käytössä Ilmari-tiedotuskanava vuoden 2003 alusta lähtien. OAMK:n rehtorin päätöksen mukaisesti kaikissa yksiköissä tullaan siirtymään uuteen yhteiseen opiskelijaintraan syksyn 2010 aikana. Koko OAMK:n uuden yhteisen opiskelijaintran työstäminen alkoi kesällä 2008 ja se otettiin osittain käyttöön kaikissa yksiköissä elokuussa 2010. Käyttöönoton myötä vanhasta järjestelmästä tullaan luopumaan.

Tässä opinnäytetyössä käsitellään uuden opiskelijaintran käyttöönottoa Liiketalouden yksikössä. Raportin tavoitteena on kuvata käyttöönoton eteneminen ja tuoda esiin käyttöönotossa ilmenneitä haasteita, ongelmia ja onnistumisia. Työn toimeksiantaja on Liiketalouden yksikkö, jonka toiveena on, että opinnäytetyötä voitaisiin käyttää hyödyksi tulevissa vastaavanlaisissa käyttöönotoissa.

Raportin sisältö rakentuu siten, että ennen varsinaista viitekehystä lukijalle esitellään vanha järjestelmä Ilmari sekä uusi opiskelijaintra. Viitekehyksessä perehdytään työyhteisöviestintään, intranetien historiaan, päätehtäviin ja niihin liittyviin haasteisiin sekä tietojärjestelmien käyttöönottoihin organisaatioissa. Tietojärjestelmien käyttöönoton yhteydessä kuvataan käyttöönottoprosessia ja erilaisia käyttöönottotapoja.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus jakautuu kahteen päälukuun, joista ensimmäisessä kuvataan käyttöönoton eteneminen ja toisessa analysoidaan ja arvioidaan käyttöönoton onnistumista. Käyttöönoton etenemistä kuvaavassa luvussa esitellään lähtötilanne, tietojen siirto Ilmarista uuteen opiskelijaintraan sekä henkilökunnalle toteutetut koulutustilaisuudet ja -materiaalit. Raportin liitteenä on tietojen siirtoa varten laadittu käyttöönottosuunnitelma sekä ohjeistus tietojen siirrosta vastaaville.

Tässä opinnäytetyössä ei käydä läpi uuden opiskelijaintran käyttöönottoa vanhasta järjestelmästä luopumiseen saakka, koska uudessa intrassa ei ole vielä tätä työtä tehdessä kaikkia siihen vaadittavia toiminnallisuuksia. Käyttöönotossa haasteita aiheutti sekä uuden intran kehittäjän että Liiketalouden yksikön henkilökunnan resurssien vähyys. Käyttöönoton alkutoimissa olisi ollut syytä sitouttaa henkilökunta paremmin muutokseen sekä huomioida Liiketalouden yksikön englanninkieliset opiskelijat, jotka joutuivat eriarvoiseen asemaan, kun englanninkielistä opiskelijaintraa ei kehitetty rinnakkain suomenkielisen intran kanssa. Uusi opiskelijaintra toimintoineen vaikuttaa kuitenkin helppokäyttöiseltä ja toimivalta järjestelmältä.

The School of Business and Information Management of the Oulu University of Applied Sciences has been using information channel Ilmari since the beginning of the year 2003. In accordance with the decision of university’s principal, all units will introduce a new shared student intranet during autumn of 2010. The process of creating a new student intranet started in summer 2008, and the intranet has been implemented to some extent in all the units in August 2010. After the implementation, the old system Ilmari will be relinquished.

This thesis covers the implementation of the new student intranet in the School of Business and Information Management. The objective of this report is to describe the progress of the implementation and highlight the challenges, problems and successes which have arisen during the implementation. The client of this thesis is the School of Business and Information Management. The client hopes that they will be able to employ the results of this thesis in upcoming similar implementations.

In this thesis, the old system Ilmari and the new student intranet are first introduced, and after that theoretical framework. Theoretical framework involves history, main tasks and challenges concerning intranets, and implementations of information systems in organizations. Furthermore, the communication in workplaces is discussed.

The functional part of this thesis is divided into two chapters, of which the first describes the progress of the implementation, and the second analyses and evaluates the success of the implementation. The first of these chapters presents the starting point, the data transmissions from the old system Ilmari into the new student intranet, the training sessions and the training materials for the personnel. The appendixes include the implementation plan and the instructions on the data transmissions.

The new student intranet did not have all the required functions when this thesis was written. Therefore, it was not possible to go through the whole implementation process. The developer of the new system as well as the personnel in the school lacked resources, and that caused challenges during the process. At the preliminary stage of the implementation, the personnel should have been better engaged in the change. Moreover, the English students were not treated equally since the English version was not implemented concurrently with the Finnish version. The new student intranet, however, seems to be user-friendly and functional.