Yrityksen verkkoseminaarin järjestäminen verkkoneuvotteluohjelmiston avulla

Abstract

Insinöörityössä vertailtiin markkinoilla olevia selainpohjaisia verkkoneuvotteluohjelmistoja ja niiden soveltamista yritysviestinnän tarpeisiin. Työn tarkoituksena oli löytää asiakasyritykselle laadukas tekninen alusta verkkoseminaarien järjestämistä varten.

Tutkimuksen lähtökohtana oli selainpohjaisen verkkoneuvottelun hyötyjen ja puutteiden tarkastelu perinteiseen videoneuvotteluun verrattuna. Verkkoneuvottelun teknisen käsittelyn lisäksi huomioitiin viestinnällinen näkökulma ja esityskäytännöt. Aiheen tekninen perusta purettiin tutkimalla suoratoistotekniikkaa, reaaliaikaisia siirtoprotokollia, verkkoteknologioita ja videon- ja äänen pakkausstandardeja. Lisäksi listattiin suosituimpia palveluntarjoajia ja tarkasteltiin tärkeimpiä materiaalin julkaisuun ja levitykseen liittyviä tekijöitä. Käytännön läheinen tarkastelu johti siihen, että laadittiin myös seikkaperäinen työnkulkuohjeisto Adobe Connect Pro -verkkoseminaarin järjestämisestä.

Työssä tutkittiin ja vertailtiin neljää eri verkkoneuvotteluratkaisua, joista ohjelmistot Adobe Connect Pro ja Wirecast valikoituivat tarkempaan tarkasteluun ja testaukseen. Kaksi muuta vertailtua ohjelmistoa olivat Ustream ja Dimdim. Kevään 2010 aikana järjestettiin useita testilähetyksiä, joissa valittujen ohjelmistojen soveltuvuus yritysviestinnän tarpeisiin testattiin. Kehitysprojektin tuloksena Adobe Connect Pro valittiin yrityksen verkkoseminaarien tekniseksi alustaksi.

Metropolia Ammattikorkeakoulun videostudiossa järjestettiin syksyn 2010 aikana sarja englanninkielisiä verkkoseminaareja, joita yritys käyttää näkyvyytensä lisäämiseen ja tutkimusohjelmiensa markkinointiin. Järjestetyistä verkkoseminaareista tiedotettiin yrityksen verkkosivuilla ja blogissa, sosiaalisessa mediassa ja yrityksen sisäisessä viestinnässä. Toiminnan tavoitteena on lisätä yrityksen kansallista ja kansainvälistä näkyvyyttä ja avata uusia kontakteja. Insinöörityölle asetetut tavoitteet saavutettiin, ja yritys jatkaa verkkoseminaarien järjestämistä ja kehittämistä yhteistyössä Metropolia Ammattikorkeakoulun kanssa.

This bachelor’s thesis studied browser-based web conferencing software and their application to business communications needs. The purpose was to find a client company a high-quality technical platform for organizing their online webinars.

The basis for this study was reviewing the advantages and disadvantages of browser-based web conferencing compared to traditional video conferencing. The technical basis for the subject was analyzed by examining streaming technology, real-time transport protocols, network technologies as well as video and audio compression standards. In addition, the most popular service providers were listed and content publishing and dissemination related factors were studied. Pragmatic analysis led to preparing detailed instructions for organizing an Adobe Connect Pro online webinar.

Four different web conferencing solutions were compared during the final year project. Two of these, Adobe Connect Pro and Wirecast, were selected for closer examination and testing. Ustream and Dimdim were the two other software options. The potentiality of the selected software to meet business communication needs was evaluated at test broadcasts. Finally, Adobe Connect Pro was selected as the technical platform for the upcoming online webinars.

During the autumn 2010, a series of online webinars were held. The company used webinars as a conversation opener and for marketing their research programs. The goal of the webinar activity is to increase the national and the international visibility of the company. The objectives of this final year project were achieved, and the company continues its online webinar activity and joint development of web conferencing with the Metropolia University of Applied Sciences.